Studenten Haagse Hogeschool volgen online training crisismanagement

Whitepaper Coronavirus

Laatste update: 30 mei 2020

Inleiding

Na de initiële uitbraak van het zogenaamde Coronavirus in China heeft dit virus verschillende delen van de wereld weten te bereiken. Zeker is dat zowel Europa als Azië behoorlijk getroffen worden door dit virus. Nu de uitbraak in Azië lijkt te verminderen is Europa het epicentrum van deze pandemie.

Wat is het Coronavirus

Het Coronavirus is een familie van virussen die over het algemeen redelijk bekend zijn. Een eenvoudige verkoudheid tot de MERS- en SARS-virussen behoren tot deze familie. Coronavirussen zijn zogenaamde zoönose virussen die overgedragen worden van dieren op de mens. Zo is na uitvoerig onderzoek gebleken dat katten het zogenaamde SARS-virus overbrachten en bij MERS kwam het virus van dromedarissen. Het huidige virus heeft inmiddels de naam SARS-CoV-2. Maar de naam Covid-19 is degene die het meest gebruikt wordt.

Symptomen

Mensen die last hebben van dit nieuwe Coronavirus hebben symptomen als koorts en luchtwegklachten (hoesten, neusverkouden, keelpijn of longontsteking). Het nieuwe virus uit Wuhan wijkt af van de tot op heden bekende Coronavirussen bij mensen.

Verspreiding

Het nieuwe Coronavirus is overdraagbaar van mens op mens. Op basis van de rapportage van het European Centre for Disease Prevention and Control (ECDC) was de stand van zaken op 30 mei 10:00 Central European Time:

  • 5.899.566 bevestigde besmettingen;
  • 364.891  bevestigde doden.

Preventie

Het in acht nemen van de normale hygiënemaatregelen, met name handhygiëne, lijkt momenteel de belangrijkste preventiemaatregel. Echter, bij verdachte of bevestigde patiënten geeft de overheid aan dat deze in strikte isolatie moet worden verpleegd. Meer informatie hierover is hier te vinden.

Is dit nieuwe Coronavirus besmettelijker of dodelijker dan bijvoorbeeld de griep?

Ieder jaar bij een griepgolf overlijden er ook mensen. Afhankelijk van de aard van de griep is deze besmettelijker dan anders. Om enig idee te geven, ten tijde van de griepgolf van 2017/ 2018 schat het RIVM  dat in Nederland rond de 9500 doden zijn gevallen (mede) als gevolg van deze griep. Bij deze zogenaamde oversterfte geeft het RIVM aan dat griep niet geregistreerd wordt als (mede) oorzaak van overlijden. De betreffende oversterfte vindt vooral plaats bij mensen van 75 jaar of ouder. In de winter van 2017-2018 waren er  16.000 ziekenhuisopnamen vanwege de griep en duurde de epidemie 18 weken. Ter vergelijking vielen in de winter van 2018-2019 2.900 doden, waren er 11.000 ziekenhuisopnamen en duurde de epidemie 14 weken.  Met corona zitten we in week 5 op 7.427 ziekenhuisopnamen en 2.101 geregistreerde overleden patiënten.

Het is met name het onbekende ziekteverloop van het nieuwe Coronavirus dat overheden en medische wereld alert doet zijn. Zeker ook de snelheid van verspreiding. En de incubatietijd (tijd tussen besmetting en eerste ziekteverschijnselen) van tussen de twee dagen tot twee weken versterken de zorgen over dit nieuwe Coronavirus. Daarnaast ziet men een lange opname duur op de IC met een heftig ziektebeeld. De vergelijking met de griep qua epidemie gaat deels op als het om aantallen gaat. De onbekendheid met dit virus en het heftig ziektebeeld indien opname op IC noodzakelijk is duidelijk anders. Ook de behoefte aan IC opnamen is groter.

Kijkende naar dit virus in relatie tot andere virussen zien we onderstaand beeld:

  Overleden (percentage)
Coronavirus 0,5% – 5%  (tot op heden)
SARS 10%
MERS 30%
Jaarlijkse griep 2017/2018 1%
Jaarlijkse griep 2018/2019 0,7%

Het virus verspreidt zich door hoesten en niezen van met dit virus besmette patiënten. Via kleine druppeltjes komt het virus via de lucht of van handen bij andere personen terecht.

Recente ontwikkelingen

Besmettingen in Nederland

Op 29 mei is melding gemaakt van in totaal 46.126 bevestigde besmettingen met COVID-19 in Nederland. Het aantal daadwerkelijk besmette personen ligt zeer waarschijnlijk hoger. Doordat bijvoorbeeld mensen die met milde klachten thuisblijven niet getest worden.

 Inmiddels zien we dat in delen van Europa overheden de maatregelen versoepelen. De roep om het geheel opheffen van de maatregelen klinkt ook steeds luider. Er is een mogelijke versnelling betreffende de versoepelingen als de situatie zich blijft ontwikkelen zoals nu.

Informatie over beschikbaarheid van een vaccin lopen uiteen van enkele maanden tot anderhalf jaar.

Daarnaast is er de zorg over beschermingsmiddelen. Er zijn signalen, met name in verpleeghuizen, dat hier een tekort aan is. Maar ook bij de discussie over het openen van scholen spelen zorgen over gezondheid van medewerkers en het beschikbaar zijn van beschermingsmiddelen een rol.

Maatregelen van de Rijksoverheid

Vanaf 15 maart heeft de Rijksoverheid in Nederland alle scholen en horeca gesloten. Alle musea en schouwburgen zijn gesloten. Mensen die thuis kunnen werken moeten dat doen. Ouderen en mensen die kwetsbaar zijn wordt afgeraden om met het openbaar vervoer te reizen. Deze maatregelen gelden tot en met 1 juni aanstaande. Mensen die symptomen hebben van verkoudheid dienen thuis te blijven.  Als een gevolg van deze maatregelen zijn alle sportwedstrijden en evenementen afgelast tot 1 september. Burgemeesters hebben vanaf 23 maart vergaande bevoegdheden gekregen om samenscholingen van drie of meer mensen aan te pakken. Basisonderwijs en kinderopvang zijn vanaf 11 mei weer open gegaan. Bezoek aan verpleeghuizen is zeer beperkt toegestaan.  Kinderopvang voor mensen die in essentiële infrastructuur, zoals zorg en energievoorziening werken zal door de overheid geregeld worden

GGD’n voeren meer bron en contact onderzoek uit. En vanaf 1 juni zal voldoende testcapaciteit zijn om iedereen met klachten te testen. Ook is er dan voldoende capaciteit voor bron en contactonderzoek.  

Versoepeling maatregelen

Op 6 mei heeft het kabinet besloten om onderstaande maatregelen op bepaalde data te versoepelen. Mocht de ontwikkeling van het virus daar aanleiding voor geven kan de overheid deze maatregelen alsnog handhaven:

11 mei
    • Vrijgave van contactberoepen (kappers, masseurs, fysiotherapeuten, rijinstructeurs en dergelijke) met extra beschermende maatregelen (bijvoorbeeld mondkapjes)
    • Basisscholen weer open (wel met maatregelen tot afstand houden)
    • Buitensporten, niet zijnde contactsporten, worden weer toegestaan. Hierbij is te denken aan golf en tennis.
    • Bibliotheken gaan weer open.
    • Proeven met bezoek bij 25 verpleeghuizen
1 juni
    • Terrassen, strandtenten, restaurants bioscopen, musea en theaters mogen weer open mits zij rekening houden met de 1,5 meter tussen bezoekers.
    • Normale dienstregeling openbaar vervoer wel met verlichting tot het dragen van mondkapjes. 
    • Middelbare scholen beginnen op 2 juni weer
8 juni
    • Basisscholen en kinderopvang in haar geheel weer open.
15 juli
    • Middelbaar beroepsonderwijs kan praktijkdiploma’s afnemen
1 juli
    • Opening van vakantieparken en campings met een maximaal aantal gasten
    • Maximale aantallen voor bijeenkomsten gaat van 30 mensen naar 100 mensen
    • Mogelijke opening van sportscholen, sauna’s en casino’s
    • Mondkapjes in openbaar vervoer verplicht
1 september
    • Vrijgave van sauna’s, casino’s, coffeeshops sport- en seksclubs.

Grotere attractieparken en dierentuinen bepalen in overleg met de veiligheidsregio wanneer ze open gaan.

Evenementen met een vergunningsplicht blijven verboden tot er een vaccin beschikbaar is.

Economische effecten

Inmiddels zijn ook de economische effecten van de uitbraak zichtbaar. Doordat de handelsroute met China feitelijk stil ligt ontstaan er ook in Nederlandse bedrijven tekorten. De situatie in Italië heeft ook invloed. Italië is een belangrijke handelspartner voor Nederland. het openbare nagenoeg leven stil ligt zijn ook hier economische effecten voor Nederlandse bedrijven voelbaar.

Bedrijven in logistieke-, haven-, en luchtvaartsector alsmede bedrijven die halffabricaten uit China of Italië halen ervaren terugval in omzet. Ook de toeristensector en horeca  zullen de effecten blijven voelen. Maatregelen als het inreisverbod voor veel Europeanen in de VS geeft nog een extra negatief effect op de beursnoteringen van de luchtvaartsector. Door de vergaande maatregelen die nu in Europa getroffen worden hebben nagenoeg alle bedrijven last van deze pandemie

Supermarkten en detailhandel zien een terugkeer naar normaal consumentengedrag. Wel worden strenge maatregelen getroffen om mensen de anderhalve meter aftand te laten bewaren. Kapperszaken, nagelstylisten en andere bedrijfsvormen waarbij de anderhalve meter afstand niet gegarandeerd kan worden zijn tot 16 mei gesloten.

De focus ten aanzien van dit virus gaat dan ook van een medische problematiek meer richting problemen in de bedrijfs- en zorgcontinuïteit.

Sommige bedrijven hebben werktijdverkorting aangevraagd voor hun personeel. Hier vindt u meer informatie vanuit de Rijksoverheid.

Wat doet de overheid?

Dit nieuw COVID-19 is op 28 januari 2020 geplaatst in de zogenaamde Groep A melding plichtige ziekten. Hierbij moeten zowel verdachte als bevestigde gevallen van het nieuwe Coronavirus direct bij de GGD gemeld worden.
Mensen wordt aangeraden om bij verkoudheidsverschijnselen of koorts(38 graden) thuis te blijven. Mochten de klachten erger worden of de koorts boven de 38 graden komen, dan dient men telefonisch contact op te nemen met de huisarts of huisartsenpost.

Op 21 april zijn enkele maatregelen versoepeld. Zo worden basisscholen en kinderopvang vanaf 11 mei weer opengesteld. Sporten voor kinderen is ook toegestaan.

Groepsimmuniteit

Er is gesproken over groepsimmuniteit. Dit is het moment waarop een groep mensen zodanig immuun is voor een virus dat de overdracht tussen mensen nagenoeg stopt. In sommige debatten zowel politiek als op straat gaan mensen er van uit dat deze groepsimmuniteit een  doel op zich is. Het RIVM heeft hierover aangeven dat dit niet het geval is. Het beleid van de rijksoverheid is er op gericht om de piek van de pandemie door te schuiven en af te vlakken. Op deze manier wordt een overbelasting van de ziekenhuiszorg in Nederland voorkomen. Belangrijk punt hierbij is dat momenteel de bloedbank Sanquin onderzoek doet naar de besmetting van gedoneerd bloed. De eerste resultaten van dit onderzoek laten zien dat slechts 3% van de donoren antistoffen in het bloed had. Ondanks dat dit onderzoek nog door gaat zijn de eerste resultaten zodanig dat groepsimmuniteit als beleidskeuze niet in de lijn der verwachtingen ligt.

Wat is het scenario om terug te keren naar de normale samenleving?

De eerste stappen naar de terugkeer naar de normale samenleving zijn inmiddels gezet. Pas als een vaccin beschikbaar is zal de overheid een volledige terugkeer naar de normale samenleving toestaan. Tot die tijd zullen stappen of kleinere stapjes worden gezet om meer bewegingsruimte aan de bevolking te geven.  Dit is althans de koers van het huidige kabinet. Als een vaccin lang op zich laat wachten zal een ander kabinet aantreden na de verkiezingen van 2021. Welke lijnen een nieuw kabinet uitzet is natuurlijk onbekend.

Wat kan ik als bedrijf, instelling of evenementenorganisatie verwachten?

Bedrijven

Natuurlijk is het van bedrijf tot bedrijf afhankelijk hoe men kan omgaan met het thuiswerken van medewerkers. Daar waar deze mogelijkheid er is, roept de overheid daartoe op. Daar waar negatieve economische gevolgen aan de orde zijn voor het bedrijf kan een beroep worden gedaan op werktijdverkorting. Andere mogelijke maatregelen die de overheid overweegt is garantstelling voor leningen of uitstel van belastingbetaling aan bedrijven die getroffen worden.

(Zorg)instellingen

Instellingen zullen terugvallen op de informatie vanuit de GGD’s, RIVM en veiligheidsregio’s. Daar waar cliënten of patiënten verdacht of besmet zijn, dienen strikte isolatierichtlijnen te worden gevolgd. Deze staan weergegeven op de website van onder andere het RIVM. Zorgpersoneel is aangegeven dat indien zij verkoudheidsklachten en koorts hebben, zij thuis dienen te blijven. Verder is reizen naar het buitenland voor zorgpersoneel niet toegestaan. Instellingen en bedrijven die behoren tot de essentiële infrastructuur van Nederland hebben vergelijkbare richtlijnen vanuit de overheid gekregen. De regie over de verdeling van patiënten en middelen ligt momenteel bij het Landelijk netwerk Acute Zorg (LNAZ) in samenwerking met de Regionale Overleggen Acute Zorg (ROAZ).

Evenementen

Momenteel worden alle evenementen waar 100 mensen of meer op af zouden komen verboden. 

Wat zijn de verwachtingen voor de langere termijn?

Meest voor de hand liggend is een scenario waarbij de piek van de Pandemie afvlakt. Deze strategie werkt vooralsnog en geeft ook de ruimte voor versoepeling van de maatregelen. Dit scenario is voorlopig het zich ontrollende scenario.

Worst case scenario is dat de piek toch de medische capaciteit in Nederland ver overvraagd. In dit scenario is een totale lock down van de samenleving niet ondenkbeeldig. De overheid zal in dit geval verstrekkende maatregelen nemen om de volksgezondheid zo veel mogelijk te waarborgen. Openbare orde problemen zijn in dit scenario een reëel probleem. Vooralsnog ziet het er niet naar uit dat dit scenario zich gaat ontvouwen.

Best case scenario is dat dit nieuwe virus zich gedraagt vergelijkbaar aan de seizoen-griep en uit gaat doven naarmate de temperaturen stijgen.

Geopolitieke gevolgen

Momenteel verplaats de pandemie zich naar Latijns Amerika. Hoewel daarbij aangetekend moet worden dat ook de Verenigde Staten nog steeds worstelen met deze uitbraak. Met name het armere deel van de bevolking blijkt getroffen.. Dit zijn met name donkere mensen alsmede indianen. Dit maakt de segregatie in de Verenigde Staten opnieuw pijnlijk duidelijk. Een incident waarbij een donkere man door handelen van een blanke agent  in Minneapolis is overleden was de lont in het kruitvat. Hoewel dit incident los lijkt te staan van de situatie rondom Covid 19 moet men zich realiseren dat het met name de armere bevolking is die nu massaal werkeloos is geworden door deze pandemie. Het beperkte sociale vangnet in de Verenigde Staten maakt dat deze groep nu letterlijk de strijd aangaat om te overleven.

De Amerikaanse president heeft alle banden met de WHO verbroken. Mede vanwege de in zijn ogen slechte aanpak van de pandemie. Hierdoor is de WHO veel meer afhankelijk van China en Rusland voor financiering. Landen waar de WHO zichtbaar actief is, met name in Afrika, zullen hierdoor hun relatie met de Verenigde Staten heroverwegen en die met China en Rusland mogelijk intensiveren. Dit kan leiden tot tekorten in grondstoffen in de Verenigde Staten waardoor de crisis zich daar kan verdiepen.

In Europa is de tendens zichtbaar dat productie vanuit China en India weer teruggehaald wordt naar het eigen land. Dit is ook aan de orde op het vlak van medicijnproductie. Een effect hiervan is te zien in Oss waar Organon weer is losgekomen van het moederbedrijf, MSD uit Amerika en dus weer op eigen beken staat.

Advies nodig?

Indien u advies nodig heeft inzake het Coronavirus en de gevolgen voor uw organisatie, dan staan wij u graag te woord. U kunt bellen met 0341 – 700 283.

.

Belangrijke links:

Waarom één crisisoefening per jaar niet volstaat…

Veel organisaties beschikken over een of meer crisisteams. En de meeste organisaties zorgen ervoor dat die teams één keer per jaar oefenen. Soms is dat een minimale harde eis vanuit de branche. Begrijpt u me daarom niet verkeerd : één keer oefenen is uiteraard beter dan helemaal niet oefenen! Als uw organisatie er echter voor kiest om goed voorbereid te zijn op een crisis, is het verstandig om dat op een effectieve manier te doen. En één keer per jaar een crisisoefening organiseren, blijkt ineffectief.

Dezelfde valkuilen

Helaas zien wij (Parcival) het volgende voorbeeld te vaak voorbij komen: een crisisteam gaat oefenen en er is een realistisch en actueel scenario geschreven om dit team mee te confronteren. Het is alweer een jaar geleden dat het team in de weer is geweest met crisismanagement, maar gelukkig hebben we voorafgaand aan de oefening een korte opfriscursus van een half uur kunnen bieden. Hoe werkt de crisisbesluitvorming (BOBOC) ook alweer? Hoe geven we structuur aan de vergaderingen? En wat betekent GRIP ook alweer? De oefening start. Vrij snel wordt duidelijk dat het crisisteam in identieke valkuilen stapt als het voorafgaande jaar.

Hoe komt dat? Dit was toch niet onze eerste oefening? Onze ervaring leert dat het komt door de volgende twee oorzaken:

  • Het is te lang geleden (een jaar) dat het team bezig was met crisismanagement;
  • Oefenen op zichzelf is onvoldoende, en moet gecombineerd te worden met opleiden en trainen.

Te lang geleden

We kunnen niet verwachten van een crisisteam dat het alle leerpunten van een jaar geleden ditmaal wel onder de knie heeft. Het is simpelweg te lang geleden. De opgedane kennis en vaardigheden zakken weg. Ondanks het feit dat crisisbesluitvorming vrij eenvoudig in elkaar steekt, is de toepassing ervan voor teams nog best lastig.

Oefenen als onderdeel van de OTO-cyclus

Oefenen is één van de onderdelen van de OTO-cyclus (zie ook blog: OTO-cyclus: Opleiden, Trainen of Oefenen?). Zonder opleiden en/of trainen, wordt oefenen zeer ineffectief. Het is verstandig om de leerpunten die uit de oefening van vorig jaar naar voren kwamen, te verwerken in bijvoorbeeld een training. Door aandacht te besteden aan deze specifieke punten, stelt u de crisisteamleden in staat om te leren en in hun rol te groeien. Een goed voorbeeld: als blijkt uit uw oefeningen dat voorzitters onvoldoende invulling kunnen geven aan hun rol, overweeg dan om een voorzitterstraining te organiseren.

Een gedemotiveerde crisisorganisatie

Naast het gegeven dat één keer per jaar oefenen ineffectief is, loopt u als verantwoordelijke voor crisismanagement binnen uw organisatie het risico dat de leden van uw crisisorganisatie gedemotiveerd raken. Mensen hebben niet het gevoel te groeien in hun crisisrol, wat een negatief gevoel teweeg brengt. Daarnaast kan zo’n oefening eerder voelen als een test dan een leerervaring.

Tijd en budget

Het is zeker begrijpelijk: tijd en budget zijn altijd een issue. Het is lastig om de agenda’s vrij te krijgen, zodat er een training of oefening ingepland kan worden. En meer geld uitgeven aan een onderwerp als crisismanagement is ook vaak een discussiepunt.

Oplossingen

Maar moet er dan ook twee keer zoveel tijd en geld in opleiden, trainen en oefenen gestoken worden? Nee, zeker niet. Het is verstandig om alle OTO-opties goed te bekijken. Bijvoorbeeld:

  • Bij veel klanten trainen we ieder crisisteam twee keer per jaar. In de eerste helft van het jaar organiseren we bijvoorbeeld een training met een tabletop-oefening en in de tweede helft van het jaar een training met een crisissimulatieoefening. Bij een tabletop-oefening zijn de kosten aanzienlijk lager, omdat er geen acteurs worden ingezet. Een tabletop-oefening heeft een groter trainingsaspect. Er vindt meer coaching plaats door de trainer en het team kan groeien zonder hoge (tijds)druk. Het is een uitstekende manier om de deelnemers voor te bereiden op de simulatieoefening later dat jaar. En de leerpunten die daaruit volgen, kunnen weer ingebouwd worden in de volgende training met tabletop-oefening.
  • Vaak organiseren we rol-specifieke trainingen, zoals een voorzitterstraining. Alle voorzitters van de verschillende crisisteams (en hun vervangers) worden in één groep (of meerdere afhankelijk van de grootte van de groep) getraind. Wel zo efficiënt.
  • E-learning kan een prima manier zijn om kennis over te dragen of dienen als opfrismoment.

Creatieve manieren

Daarnaast zijn er ook creatieve manieren te bedenken om vaker met crisismanagement bezig te zijn en waarbij de kosten laag of nul zijn. Bijvoorbeeld:

  • Overweeg om sneller op te schalen (c.q. uw crisisteam te activeren). Bij sommige incidenten kunnen zaken in de lijn worden opgelost, maar is het fijn als er toch centraal overleg is. Hanteer dan ook uw besluitvormingsmethode (bijvoorbeeld BOBOC).
  • Probeer eens een “normale” teamvergadering te doorlopen volgens BOBOC. Ook al bespreekt u geen crisis, u heeft toch een klein oefenmoment. Het zal u verbazen hoe efficiënt die vergadering verloopt.
  • Evalueer een incident kort tijdens een reguliere teamvergadering. Bespreek hoe het incident is afgehandeld, maar ook hoe u had gehandeld als zaken verder uit de hand waren gelopen. Iedereen heeft dan weer even scherp hoe er dan wordt opgetreden.

Meerjarenplan

Wilt u er echt voor zorgen dat de leden van uw crisisorganisatie het gevoel hebben ergens naar toe te groeien? Zorg er dan voor dat u (eventueel ondersteund door een crisismanagementexpert) met uw Raad van Bestuur, directie of management bespreekt wat de ambitie van de organisatie is. Maak deze ambitie zo concreet mogelijk en maak een meerjarenplan (bijvoorbeeld 3 jaar), waarin beschreven staat hoe deze stap voor stap verwezenlijkt wordt. In uw OTO-plan beschrijft u welke opleidingen, trainingen en oefeningen er gerealiseerd moeten worden en met welke frequentie.

Hoe dan ook; zorg ervoor dat uw organisatie niet uit het oog verliest waarom er getraind en geoefend wordt. Het doel is om beter voorbereid te zijn op crises die de continuïteit van de organisatie ernstig bedreigen. Wees niet die organisatie die de put dempt, nadat het kalf verdronken is.

Samenvattend

  • Maak een meerjarenplan: verwoord de ambitie van de organisatie en maak een OTO-plan.
  • Realiseer minimaal twee OTO-momenten per jaar (per team of functionaris).
  • Wissel oefenen af met opleiden en trainen.

Terugblik op de Kasteelsessie: Verwantenopvang & Intern Informatiemanagement

Terugblikken op de Kasteelsessie; Schending van integriteit

Wie Googled op het begrip ‘integriteit’ vindt een veelvoud van definities. Bijvoorbeeld die van de Van Dale Online:
1. Onschendbaarheid.
2. Eerlijkheid, onkreukbaarheid.

Wie ‘betekenis-definitie.nl’ intoetst op Google treft maar liefst 30 definities aan. Tijdens de ‘Kasteelsessie van Parcival van Parcival op Kasteel de Haar op 31 mei beperkten de deelnemers zich door vraag, antwoord en discussie tot het thema ‘íntegriteit en crisismanagement’ en hadden daar op een plezierige wijze hun handen vol aan.

Integriteit als kernwaarde

De dag werd geopend door gespreksleider Steven Hofdom die de deelnemers onmiddelijk betrok in een levendige discussie: “Een organisatie waar integriteit als vanzelfsprekend wordt beschouwd is gevaarlijker dan een organisatie waar dit nog niet duidelijk is” was de eerste stelling die werd besproken, gevolgd door: ‘Het benoemen van integriteit als kernwaarde is essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering’

Het hellende vlak

Spreker Maarten IJzermans nam na de interactieve discussies het woord en ging dieper in op de mogelijke oorzaken van een integriteitsschending. Deze is meestal geboren uit frustratie. Echter zal dit nooit alleen het klimaat creëren waarin schendingen kunnen plaatsvinden. Het hellende vlak zit hem in het “teveel” vertrouwen op bestaande processen. De controles blijven uit en verschaffen ruimte voor factoren als gelegenheid, motief en rationalisatie. Ervaring en onderzoek van Hoffman toont aan dat ‘gelegenheid’ de grootste factor is waardoor men van het pad afwijkt. Langzaam kunnen deze situaties in een bedrijfsproces sluipen.

Professionele integriteit

Integriteit kent vele vormen, zowel individueel als professioneel. Maar hoe stuur je als bedrijf nou op ‘integer functioneren’? En hoe ga je om met mensen die de regels overtreden? De discussie tussen aanwezigen kwam flink op gang toen het fenomeen ‘klokkenluiders’ werd besproken.

Kan men het iemand kwalijk nemen als er aan de bel getrokken wordt, en reken je er een persoon wel of niet op af als bedrijf. Er werden veel scenario’s en nuances besproken en samenvattend bestond er consensus : “Zolang men de koninklijke weg heeft bewandeld en eerst alle andere stappen heeft geprobeerd kan een klokkenluider als integer worden gezien”. Als een bedrijf in kwestie echter geen klimaat of ruimte biedt om een interne discussie te voeren dan is een noodsprong van een klokkenluider naar de media echter snel gemaakt. Het advies luidde hier dan ook: benoem zaken die mislopen binnen het bedrijf, sta hier als leidinggevende ook voor open en voorkom hiermee een situatie die voor niemand wenselijk is.

De toekomst

Spreker Sylvia Sanders nam hierna het woord. Zij opende met een onderzoek van AdFormatie waaruit blijk dat organisaties en hun bestuurders steeds kritischer door hun omgeving zullen worden beoordeeld op integer handelen in de crisis. Integriteitsvraagstukken zullen hierdoor stijgen op de ranglijst van meest voorkomende crisisoorzaken. Een veel voorkomend dilemma hierbij: vertel je vanuit organisatie wat er mogelijk speelt met een medewerker of hou je rekening met de privacy van de medewerker en ben je terughoudend naar de media? Is het wenselijk maatschappelijke onrust te voorkomen door iets te communiceren wat normaal niet naar buiten zou komen? Is het van belang om de gestelde integriteitsregels bij te stellen in crisissituaties? Hoe ga je om met straffen en sancties bij integriteitsschendingen? Hoe houd je de noodzakelijke dialoog open? Welke invloed hebbenculturele verschillen op de definitie van integer handelen? Die en andere stellingen zorgden voor een boeiende en uiterst inspirerende en interactieve middag.

Doen wat juist is

Na afloop van de presentaties was er gelegenheid om, voor het afsluitende hapje en een drankje, aan een panel van experts van Parcival en Hoffmann vragen te stellen. Een kleine greep uit de vele vragen en antwoorden:

– Is het uiteindelijk uitlegbaar wat tot een bepaalde actie heeft geleid?

– Maak zaken bespreekbaar en transparant.

– Zichtbaar voorbeeldgedrag van de leiding maar ook helderheid in wat de leiding van mensen vraagt is essentieel.

– Jezelf in de ogen kijken. In de spiegel kijken stimuleert het zelfbewustzijn.

 

“Door het juiste te doen, vreest gij niemand. Doe, doe en blijf het doen”

sprak panellid Kees Kuijs tot slot.

 


We danken de deelnemers en sprekers nogmaals voor hun komst en zeer gewaardeerde bijdrage en namens Parcival nodigen wij u heel graag uit voor de komende Kasteelsessie. Deze vindt plaats op 28 juni in Kasteel Kasteel Groot Buggenum. Thema van die middag is: Verwantenopvang & Intern informatiemanagement

Uiteraard blijven we u ook op de hoogte houden van de volgende sessies die in het najaar en de winter van dit jaar zullen plaatsvinden.

Verwantenopvang op grote schaal

Johara Boukaa

Op 28 juni ga ik tijdens de Kasteelsessie Verwantenopvang met Ton Heerschop in gesprek over het opvangen van gezins- en familieleden, vrienden en partners van mensen die betrokken zijn geraakt bij een grote ramp, incident of andersoortige grote traumatische gebeurtenis.

Ton schrijft in zijn blog van 7 juni: “Ik durf de stelling aan dat veel organisaties deze processen [rondom verwantenopvang] te weinig beoefenen als ze deze al op papier hebben staan.”
Ik ga er een schepje bovenop doen. Vanuit mijn ervaring heb ik namelijk ondervonden dat veel organisaties niet weten wát ze zouden moeten beoefenen. Dat ze niet weten wat er geregeld moet worden.
En dat is geen kritiek, want het is gelukkig niet iedere dag dat we te maken krijgen met een situatie die overweldigend is en er een grote groep mensen aan de deur staat te kloppen.

Als ik kijk naar mijn eigen ervaringen dan is verwantenopvang grofweg onder te verdelen in 3 pilaren. Ton heeft er in zijn blog al naar gehint. Hij beschreef het letterlijk bijstaan van verwanten door bij hen te blijven en hen met praktische zaken te helpen, zoals het bellen naar huis en het regelen van de terugvlucht van zijn collega’s.
Binnen de tak van psychosociale crisisinterventie spreken we dan van het verlenen van Psychologische Eerste Hulp. Eén van de interventies bij PEH is het voorzien in de basisbehoeften van getroffenen, zoals voedsel en drinken. Maar ook het creëren van een veilige omgeving is van groot belang en het verbinden van mensen met belangrijke anderen.

Psychosociale crisisinterventie of psychologische eerste hulp alsook de andere twee pilaren van verwantenopvang, komen aan bod tijdens de Kasteelsessie van 28 juni.

Bedenk eens: het bijstaan van 1 of 2 of zelfs 5 personen zal nog geen probleem zijn, maar wat als de groep verwanten uitgroeit tot 20 of 50 of zelfs meer mensen? Wat moet je als organisatie doen om een dergelijke groep op te vangen? Hoe organiseer je dat? Waar laat je al deze bezorgde mensen? Hoe ga je met hen om? Wat voor informatie geef je hen?

Weet jij de antwoorden? Kom er dan bij zitten, spreek mee, denk mee, deel je ervaringen of stel je vragen.

Verwantenopvang: papieren werkelijkheid of realiteit?

Het zal ongeveer een uurtje of drie in de middag zijn geweest. Ik zat aan mijn bureau in Maastricht te werken aan de planning en begeleiding van vier medewerkers van Northwest Airlines. Zij waren bij mijn toenmalige werkgever, KLM exel, op bezoek voor een zogenaamde codeshare audit. Een beoordeling betreffende de manier in hoeverre wij binnen ons luchtvaartbedrijf werkten conform internationale standaarden en onderlinge afspraken binnen de KLM-Northwest Alliantie. Rond drie uur kreeg ik een telefoontje van een collega. Er is een vliegtuig een van de torens van het World Trade Centre in New York binnengevlogen. Een korte boodschap die mij gelijk naar de NOS-website deed gaan. Op wazige beelden was te zien dat er inderdaad een rookkolom uit een van de torens kwam.

De impact

Iedereen weet hoe deze dag zich verder vervolgde. Ik zocht een tv op en zag met collega’s, met hetzelfde afgrijzen, hoe een tweede toestel zich in de andere toren boorde. Op dat moment wist ik: de wereld is vandaag veranderd. Dit is een oorlogsverklaring stelde een collega. Direct nadat de tweede toren getroffen was waarschuwde ik de Amerikaanse collega’s. Met een “ik denk dat jullie dit even moeten zien”, kreeg ik ze voor de tv.

Binnen enkele uren zagen we de gevolgen van deze aanslag en de impact zelfs op grote afstand. Het luchtruim van en naar Amerika was gesloten. Vele bemanningen en personeel, waaronder de Northwest mensen, stonden op allerhande locaties op de wereld zonder te weten wanneer en hoe ze naar huis konden. Ondertussen gingen in al die hoofden natuurlijk gedachten rond. Gedachten aan bekenden die in New York woonden of werkten. Zaten zij bij de slachtoffers?

Voor mij en vele luchtvaartcollega’s was het volkomen logisch dat we elkaar zouden helpen. De Nortwest mensen kregen in de eerste plaats ruim de ruimte om op een aantal kantoren met het thuisfront te bellen. Daarnaast nam een collega het op zich om met de afdeling flight ops van zowel KLM als Northwest contact te onderhouden om te beoordelen hoe snel we deze mensen terug konden laten keren naar huis. Als bedrijf maakten we een rooster waarbij we zorgden dat ook in de avonduren er altijd twee van onze mensen voor die van Northwest beschikbaar waren. In de praktijk betekende dit dat we met hen gingen dineren en daarna nog even napraten aan de bar van hun hotel. Toen na enkele dagen er stoelen vrij waren op een vrachtvlucht naar de VS regelde we dat de heren terug naar huis konden.

Hoewel ik het me op dat moment niet realiseerde, deden we precies wat men mag verwachten binnen de verwantenopvang. We gaven ze perspectief als het ging om de reis terug naar huis. Ze konden direct het thuisfront informeren over hoe het met hen ging. En niet onbelangrijk, we gaven ze dingen te doen, zoals zij het zelf later omschreven. Handelingsperspectief, informeren waar mogelijk en zelf actief laten bijdragen aan processen. Misschien wel de belangrijkste elementen in de verwantenopvang.

WTC; niet de eerste en zeker niet de laatste ramp

Na die 11e september 2001 zijn er vele situaties geweest waarin verwanten moesten worden opgevangen. Aanslagen in Engeland, Spanje, Frankrijk, Duistland en België maakten dat in korte tijd vele zwaargewonden in een enorme chaos geholpen moesten worden. En dat daarbij ook verwanten zich afvroegen wat is er met familie of vrienden gebeurd. Los van de terreuraanslagen kunnen we dergelijke situaties ook krijgen door bijvoorbeeld extreem weer, ik noem Pukkelpop of paniek in een menigte, ik verwijs naar de Loveparade.

De vraag is echter in hoeverre zorginstellingen, lokale overheden of bedrijven zich voorbereiden op een dergelijke opvang. Is het een papieren werkelijkheid of worden deze processen ook echt beoefend? Ik durf de stelling aan dat veel organisaties deze processen te weinig beoefenen als ze deze al op papier hebben staan. Een gemiste kans. Met name omdat verwanten als we het niet goed organiseren, geen bijdrage kunnen leveren aan het proces om door hen geliefde personen terug te vinden.

Het belang van verwantenopvang

Nederland lijkt als het om verwantenopvang gaat, dit onderdeel van crisismanagement ernstig te onderschatten. We beroepen ons op procedures, die zonder twijfel tijdens kantoortijden werken, maar doen ze dat ook buiten kantoortijden? Het vervelende feit doet zich nu eenmaal voor dat er meer uren buiten kantoortijd bestaan dan tijdens en dat de kans derhalve groter is dat verwanten zich buiten kantoortijden aandienen. De processen van verwanten opvangen, koppelen zorg geven starten dan per definitie trager op vanwege minder beschikbaarheid aan personeel.

Om het nog maar niet te hebben over de zaken die naast de eerste opvang van verwanten een rol spelen. Hoe is de geestelijke bijstand geregeld? Zijn er bijvoorbeeld afspraken met pastors, dominees, rabbijnen, imams en dergelijke? Is de psychosociale opvang gewaarborgd? Hoe zit het met bijvoorbeeld catering als mensen langdurig moeten wachten? Hoe regel je op welke locatie slecht nieuws gesprekken? En wie zijn belast met het koppelen van de verwanten met slachtoffers? Hoe gaan we verwanten bij de door hen gezochte slachtoffers in contact brengen. En zo zal de rij zonder twijfel langer worden.

 

Integriteit, Transparantie & Crisismanagement

Filmfestival Movies that Matter vertoonde dit jaar de documentaire Risk[1], waarin de oprichter van Wikileaks, Julian Assange, wordt gevolgd. Een discussiepunt in de documentaire is de mate van transparantie die wenselijk is: moet alles openbaar zijn en gepubliceerd worden (standpunt Assange) of zijn er zaken die geheim moeten blijven?

De reikwijdte van transparantie binnen crisissituaties

In crisissituaties worstelen organisaties ook met deze vraag. Regelmatig ontstaan crisissituaties bij organisaties na ‘niet integer handelen’ van de organisatie als geheel, of van een of meerdere werknemers. Fraude, belangenverstrengeling, misbruik van positie of informatie, (seksuele) intimidatie… Het zijn zaken waarbij op het eerste gezicht duidelijk over een (individuele) schuldige bericht kan worden. Dieper inzicht in de casussen leert echter dat het zelden zo eenvoudig is, en dat een crisisteam voor grote dilemma’s komt te staan. Welke informatie maken we openbaar en welke informatie niet? En in hoeverre hebben we daar zelf controle over? Wat is hierin integer?

Een open, transparant en daadkrachtig optreden

Een veel gehoord advies is dat je zelf als organisatie zo snel en zo veel mogelijk naar buiten moet brengen, zodat je zelf invloed hebt op de beeldvorming en woordkeuze. Bij dit argument worden voorbeelden aangehaald waarbij een organisatie integriteitsschendingen achter heeft gehouden, of heeft ontkend. Wanneer dit uitkomt moet het bestuur alsnog door het stof omdat zij dubbel onbetrouwbaar zijn: hun organisatie heeft niet integer gehandeld en zij zijn daar ook nog eens niet eerlijk over geweest. Hetzelfde wantrouwen ontstaat wanneer zaken worden gebagatelliseerd, omdat het onrecht doet aan de situatie en het lijkt alsof het bestuur de schending acceptabel vindt en verantwoordelijkheid uit de weg gaat.

Nee, dan liever zelf naar buiten komen met het nieuws. Volledig, eerlijk, en betrouwbaar. Eerlijk zijn over wat is gebeurd, er voldoende gewicht aan geven, en laten zien dat je als bestuur optreedt om misstanden in de toekomst te voorkomen. Een open, transparant en daadkrachtig optreden kan zelfs een positief effect hebben op het imago. Snel naar buiten dus met die informatie!

Validiteit van informatie

Een crisisteam wordt hierin echter direct geconfronteerd met het eerste, praktische integriteitsvraagstuk: klopt de informatie die wij hebben? Hoe zeker zijn we hiervan? Hoe beoordelen we dat? Niet alle informatie is feitelijk, niet alle interpretaties doen recht aan de waarheid, en het is nog maar de vraag óf er wel een ‘feitelijke waarheid’ bestaat. Een beschuldiging is nog geen bewijs. In het rechtssysteem wordt schuld bepaald door de rechter en ben je onschuldig tot het tegendeel bewezen is (praesumptio innocentiae).

In de publieke opinie gaat dit principe niet op: van een beschuldiging kan een persoon jaren later nog steeds last ondervinden. Zelfs als zij onschuldig blijken te zijn.[2] In het geval van Assange is de vraag naar zijn schuld nog steeds onbeantwoord; sinds de naar zijn mening politiek gemotiveerde aanklacht voor seksueel misbruik in Zweden verschuilt hij zich in de ambassade van Ecuador in Groot-Brittannië, bang om uitgeleverd te worden aan de Verenigde Staten. Alleen een beschuldiging kan dus al verstrekkende gevolgen hebben.

Een volgend integriteitsvraagstuk treft de interne organisatie. Wanneer duidelijk een dader aan te wijzen is, kan de verleiding groot zijn om hem/haar naar voren te schuiven als schuldige. Deze persoon is dan de uitzondering die de individuele verantwoordelijkheid draagt voor de daad, waarna het bestuur en de organisatie onschuldig kunnen lijken. Hoewel deze positie in beginsel comfortabel lijkt, kan later blijken dat  het onterecht was. Ook dit zal wantrouwen creëren. Naast allerlei individuele verklaringen in de privé- of psychologische sfeer van de dader, wordt ook gekeken naar de context waarin de daad plaats kon vinden; de organisatie. Kan de organisatie zich verschuilen achter de actie van één of meerdere dader(s) of zijn de gedragingen symptomatisch voor het klimaat en de cultuur van de organisatie? Vloeien de schendingen wellicht zelfs voort uit het eigen beleid, of gedragingen van het bestuur in hun voorbeeldfunctie? Wat heeft de organisatie er zelf aan gedaan om integriteitsschendingen te voorkomen, en is dat voldoende?

De keerzijde van transparantie

De organisatie, haar medewerkers en de omgeving zullen met deze vragen geconfronteerd worden, en hebben hierop een antwoord nodig. Een integer antwoord, dat recht doet aan de waarheid. Medewerkers ontvangen vragen van familie en bekenden, misschien ook van de media, en worden geacht hierop te antwoorden. De instructie die zij daarover meekrijgen van het crisisteam is idealiter leidend, maar hun eigen beleving speelt ook een rol. Wat mogen zij wel en niet zeggen? Hoe voelen ze zich hierbij? In hoeverre zijn er gedeelde waarden in de organisatie, en tot waar mogen deze verdedigd worden? in hoeverre verdedigt bijvoorbeeld een school/sportclub/kinderdagverblijf het recht van mannen om daar te werken wanneer bij een van hun mannelijke medewerkers kinderporno is gevonden? Medewerkers kunnen zwaar onder druk gezet worden met vragen uit de omgeving of media, en worden soms zelfs lastiggevallen. Ook slachtoffers kunnen ernstig benadeeld worden wanneer zij publiekelijk bekend zijn[3], en voortdurende openbaarmaking van nieuwe informatie rondom de zaak kan traumatisch en belastend zijn.[4]

Kortom, het advies om snel naar buiten te komen wordt vaak snel gegeven, maar het heeft nogal wat consequenties. Transparantie kent een keerzijde; het kan schade toebrengen aan daders, beschuldigden, medewerkers en de organisatie als geheel. Een belangrijke vraag hierin is wiens belangen gediend en geraakt worden. Onder het mom van transparantie worden soms keuzes gemaakt die voornamelijk het eigen belang dienen. Daarmee kunnen deze als niet integer worden beschouwd. Een exclusieve focus op eigen imagobehoud (of -bevordering) kan de belangen van anderen ernstig schaden. Zeker in tijden van crisis, waarin de druk stijgt, vergt het moed en wijsheid om hierin de juiste afweging te maken.

Voorbereiden op een crisis?

De beste voorbereiding op een crisis is oefenen, bijvoorbeeld realistisch oefenen met een scenario en mediatraining. In de voorbereiding kan een stappenplan ontwikkeld worden voor instellen van onderzoek bij dergelijke schending en de communicatiestrategie. Maar kijk ook tijdens de dagelijkse werkzaamheden regelmatig in de spiegel met de vraag: handelen wij nu integer?

Deze en andere vraagstukken zullen behandeld worden tijdens de gratis kasteelsessie van Parcival op 31 mei 2018 in kasteel de Haar.

[1] Poitras, L. (2016). Risk. USA
[2] Haspels, J. (09-07-2017). Onschuldig, maar na tien jaar nog steeds veroordeeld. Algemeen dagblad. Geraadpleegd op: https://www.ad.nl/den-haag/onschuldig-maar-na-tien-jaar-nog-steeds-veroordeeld~a9714c91/
[3] Levin en Becket (28-11-2017). US gun violence spawns a new epidemic: conspiracy theorists harassing victims. The Guardian. Geraadpleegd op: https://www.theguardian.com/us-news/2017/nov/28/us-guns-mass-shootings-hoax-conspiracy-theories
[4] Otten en van de Reijt (23-01-2018). Heel Holland Zoekt. Medialogica: omroep Human. Nederland.