Waarom één crisisoefening per jaar niet volstaat…

Veel organisaties beschikken over een of meer crisisteams. En de meeste organisaties zorgen ervoor dat die teams één keer per jaar oefenen. Soms is dat een minimale harde eis vanuit de branche. Begrijpt u me daarom niet verkeerd : één keer oefenen is uiteraard beter dan helemaal niet oefenen! Als uw organisatie er echter voor kiest om goed voorbereid te zijn op een crisis, is het verstandig om dat op een effectieve manier te doen. En één keer per jaar een crisisoefening organiseren, blijkt ineffectief.

Dezelfde valkuilen

Helaas zien wij (Parcival) het volgende voorbeeld te vaak voorbij komen: een crisisteam gaat oefenen en er is een realistisch en actueel scenario geschreven om dit team mee te confronteren. Het is alweer een jaar geleden dat het team in de weer is geweest met crisismanagement, maar gelukkig hebben we voorafgaand aan de oefening een korte opfriscursus van een half uur kunnen bieden. Hoe werkt de crisisbesluitvorming (BOBOC) ook alweer? Hoe geven we structuur aan de vergaderingen? En wat betekent GRIP ook alweer? De oefening start. Vrij snel wordt duidelijk dat het crisisteam in identieke valkuilen stapt als het voorafgaande jaar.

Hoe komt dat? Dit was toch niet onze eerste oefening? Onze ervaring leert dat het komt door de volgende twee oorzaken:

  • Het is te lang geleden (een jaar) dat het team bezig was met crisismanagement;
  • Oefenen op zichzelf is onvoldoende, en moet gecombineerd te worden met opleiden en trainen.

Te lang geleden

We kunnen niet verwachten van een crisisteam dat het alle leerpunten van een jaar geleden ditmaal wel onder de knie heeft. Het is simpelweg te lang geleden. De opgedane kennis en vaardigheden zakken weg. Ondanks het feit dat crisisbesluitvorming vrij eenvoudig in elkaar steekt, is de toepassing ervan voor teams nog best lastig.

Oefenen als onderdeel van de OTO-cyclus

Oefenen is één van de onderdelen van de OTO-cyclus (zie ook blog: OTO-cyclus: Opleiden, Trainen of Oefenen?). Zonder opleiden en/of trainen, wordt oefenen zeer ineffectief. Het is verstandig om de leerpunten die uit de oefening van vorig jaar naar voren kwamen, te verwerken in bijvoorbeeld een training. Door aandacht te besteden aan deze specifieke punten, stelt u de crisisteamleden in staat om te leren en in hun rol te groeien. Een goed voorbeeld: als blijkt uit uw oefeningen dat voorzitters onvoldoende invulling kunnen geven aan hun rol, overweeg dan om een voorzitterstraining te organiseren.

Een gedemotiveerde crisisorganisatie

Naast het gegeven dat één keer per jaar oefenen ineffectief is, loopt u als verantwoordelijke voor crisismanagement binnen uw organisatie het risico dat de leden van uw crisisorganisatie gedemotiveerd raken. Mensen hebben niet het gevoel te groeien in hun crisisrol, wat een negatief gevoel teweeg brengt. Daarnaast kan zo’n oefening eerder voelen als een test dan een leerervaring.

Tijd en budget

Het is zeker begrijpelijk: tijd en budget zijn altijd een issue. Het is lastig om de agenda’s vrij te krijgen, zodat er een training of oefening ingepland kan worden. En meer geld uitgeven aan een onderwerp als crisismanagement is ook vaak een discussiepunt.

Oplossingen

Maar moet er dan ook twee keer zoveel tijd en geld in opleiden, trainen en oefenen gestoken worden? Nee, zeker niet. Het is verstandig om alle OTO-opties goed te bekijken. Bijvoorbeeld:

  • Bij veel klanten trainen we ieder crisisteam twee keer per jaar. In de eerste helft van het jaar organiseren we bijvoorbeeld een training met een tabletop-oefening en in de tweede helft van het jaar een training met een crisissimulatieoefening. Bij een tabletop-oefening zijn de kosten aanzienlijk lager, omdat er geen acteurs worden ingezet. Een tabletop-oefening heeft een groter trainingsaspect. Er vindt meer coaching plaats door de trainer en het team kan groeien zonder hoge (tijds)druk. Het is een uitstekende manier om de deelnemers voor te bereiden op de simulatieoefening later dat jaar. En de leerpunten die daaruit volgen, kunnen weer ingebouwd worden in de volgende training met tabletop-oefening.
  • Vaak organiseren we rol-specifieke trainingen, zoals een voorzitterstraining. Alle voorzitters van de verschillende crisisteams (en hun vervangers) worden in één groep (of meerdere afhankelijk van de grootte van de groep) getraind. Wel zo efficiënt.
  • E-learning kan een prima manier zijn om kennis over te dragen of dienen als opfrismoment.

Creatieve manieren

Daarnaast zijn er ook creatieve manieren te bedenken om vaker met crisismanagement bezig te zijn en waarbij de kosten laag of nul zijn. Bijvoorbeeld:

  • Overweeg om sneller op te schalen (c.q. uw crisisteam te activeren). Bij sommige incidenten kunnen zaken in de lijn worden opgelost, maar is het fijn als er toch centraal overleg is. Hanteer dan ook uw besluitvormingsmethode (bijvoorbeeld BOBOC).
  • Probeer eens een “normale” teamvergadering te doorlopen volgens BOBOC. Ook al bespreekt u geen crisis, u heeft toch een klein oefenmoment. Het zal u verbazen hoe efficiënt die vergadering verloopt.
  • Evalueer een incident kort tijdens een reguliere teamvergadering. Bespreek hoe het incident is afgehandeld, maar ook hoe u had gehandeld als zaken verder uit de hand waren gelopen. Iedereen heeft dan weer even scherp hoe er dan wordt opgetreden.

Meerjarenplan

Wilt u er echt voor zorgen dat de leden van uw crisisorganisatie het gevoel hebben ergens naar toe te groeien? Zorg er dan voor dat u (eventueel ondersteund door een crisismanagementexpert) met uw Raad van Bestuur, directie of management bespreekt wat de ambitie van de organisatie is. Maak deze ambitie zo concreet mogelijk en maak een meerjarenplan (bijvoorbeeld 3 jaar), waarin beschreven staat hoe deze stap voor stap verwezenlijkt wordt. In uw OTO-plan beschrijft u welke opleidingen, trainingen en oefeningen er gerealiseerd moeten worden en met welke frequentie.

Hoe dan ook; zorg ervoor dat uw organisatie niet uit het oog verliest waarom er getraind en geoefend wordt. Het doel is om beter voorbereid te zijn op crises die de continuïteit van de organisatie ernstig bedreigen. Wees niet die organisatie die de put dempt, nadat het kalf verdronken is.

Samenvattend

  • Maak een meerjarenplan: verwoord de ambitie van de organisatie en maak een OTO-plan.
  • Realiseer minimaal twee OTO-momenten per jaar (per team of functionaris).
  • Wissel oefenen af met opleiden en trainen.

Levensmiddelenkrant: Crisismanagement & -communicatie

Pieter Jongkind en Marije Alma van Parcival vertellen over Crisismanagement en Crisiscommunicatie in de levensmiddelenbranche. Onder de naam FoodTrust ondersteunen Parcival en Bureau voor Kwaliteitszorg bedrijven in de levensmiddelenbranche vóór, tijdens en na een crisis.

Klik hier om het artikel te downloaden.

 

levensmiddelenkrant
levensmiddelenkrant artikel

Parcival met Crisis24 op Promotiedagen (7 & 8 nov)

Op 7 en 8 november is Parcival aanwezig tijdens de Noordelijke Promotiedagen om de nieuwe dienst Crisis24 te lanceren.

Crisis24 is een landelijke dienst die organisaties ondersteunt bij een acute of dreigende crisis, 24 uur per dag bereikbaar en inzetbaar. Voor meer informatie: www.crisis24.nl.

Als u ons wil bezoeken, dan bent u natuurlijk van harte welkom. U vindt onze stand tegenover de innovatie-dome: standnummer 5071.

Indien u een gratis entreekaart wil ontvangen, mail dan naar Vides Overbeek (v.overbeek@parcivalcrisis.com). U ontvangt de kaart daarna digitaal van ons retour.

Crisisondersteuning met Crisis24

Vanaf heden heeft Parcival een nieuwe dienst: Crisis24. Wij bieden u directe ondersteuning bij een dreigende of acute crisis.

U kunt rekenen op de ondersteuning van onze ervaren crisisprofessionals; zonder de kosten van een duur abonnement. Via ons crisistelefoonnummer zijn wij 24×7 bereikbaar: 0341-700283.

Ga voor meer informatie naar www.crisis24.nl.

Of bel met:

Pieter Jongkind @ Radio1: Aanslag Barcelona

Op 18 augustus 2017 was Pieter Jongkind (directeur Parcival) te gast bij het programma Radio EenVandaag op Radio1. Onderwerpen van gesprek waren o.a. de aanslagen in Barcelona en hoe Nederland omgaat met terrorisme.

 

Brand in zorgcentrum Ter Weel: speciale editie magazine

Magazine 't Klinket

Op zondag 28 augustus 2016 brak brand uit bij het zorgcentrum Nieulande (Zorggroep Ter Weel) te Krabbendijke, waarbij drie dodelijke slachtoffers te betreuren waren. Ter Weel heeft een speciale editie van hun organisatiemagazine ’t Klinket uitgebracht over de brand. Zo heeft bestuurder Coby Traas een dagboek bijgehouden van wat er gebeurd is. Verder komen andere betrokkenen aan het woord, zoals Wilko Clarijs, crisiscoördinator. Een mooie manier om alle betrokkenen op de hoogte te stellen van het verloop van deze crisis.

‘Een nachtmerrie wordt werkelijkheid’

Coby Traas

Coby Traas: ‘Een nachtmerrie, die geen organisatie mee wil maken, maar dan toch werkelijkheid wordt…’. Deze gebeurtenis had een diepe impact op cliënten, medewerkers, vrijwilligers, familie, de omgeving en de hulpverleners.

‘Zeer adequaat gehandeld’

‘Door alle mensen is zeer adequaat gehandeld’, schrijft de Centrale cliëntenraad. ‘Later komen er vragen naar boven. Hadden we dit kunnen voorkomen? Hebben we zaken over het hoofd gezien? Zijn we wel alert genoeg geweest? Hadden we niet beter…? Een nabeschouwing van het verloop van de acties toont aan dat alle genomen maatregelen die geleid hebben tot het beperken van de brand en het in veiligheid brengen van de cliënten, goed zijn geweest.’

‘Wat ging goed en wat kan beter’

Wilko Clarijs

Wilko Clarijs is Crisiscoördinator en was voorzitter van het crisisteam: ‘Als crisiscoördinator ben je constant bezig om te kijken waar je hand- en spandiensten kunt verrichten, maar tegelijkertijd moet je ook het overzicht bewaren en in overleg met het crisisteam bepalen wat de vervolgstappen moeten zijn. Je bent de spin in het web, waar op dat moment heel veel vragen terechtkomen.’ ‘Van iedereen kwamen en komen ook complimenten binnen over het goed handelen tijdens en na de brand. Natuurlijk zijn er ook verbeterpunten. Die zijn naar voren gekomen tijdens een evaluatie met de brandweer en ambulancedienst en uit onze eigen evaluatie met Parcival. De evaluaties stonden in het teken van ‘wat ging goed, wat kan beter’.

Kennis en ervaring delen

Coby Traas wil de opgedane kennis en ervaring met de fatale brand delen met andere zorginstellingen. Uit eerbetoon aan de overleden cliënten, als herinnering en ter ondersteuning van alle betrokkenen heeft zij in een dagboek bijgehouden wat er gebeurd is. Via de speciale editie van het organisatiemagazine kunt u kennisnemen van haar eigen ervaringen, interviews, een in memoriam van de overledenen, foto´s en persberichten.

 

 

Video: impressie eRIC 2016 congres

Op 2, 3 en 4 juni 2016 vond op de voormalige vliegbasis bij Enschede de expo Rampenbestrijding, Incidentmanagement & Crisisbeheersing (eRIC) plaats.

Onderdeel van deze Expo was een interactief praktijkpodium waar productinnovaties gepresenteerd en gedemonstreerd werden. Merlin Software was aanwezig met een stand en heeft een lezing verzorgd over CrisisSuite, een online software applicatie die organisaties in staat stelt om informatie tijdens een crisis succesvol te managen.

Tiijdens de beurs heeft Rene de Jong een lezing verzorgd over informatiemanagement waarbij CrisisSuite werd geshowcased en de gebruikers werden meegenomen in een fictieve crisis. Middels CrisisSuite werd getoond hoe gebruikers in staat zijn om onder hoge druk informatie snel en doelmatig te managen, doeltreffende besluiten te nemen en goed te communiceren met de buitenwereld.

  • Klik hier voor meer informatie over CrisisSuite.

Video: CrisisSuite – crisismanagement software

CrisisSuite is een online software applicatie die organisaties in staat stelt om informatie tijdens een crisis succesvol te managen. CrisisSuite is eenvoudig te bedienen en maakt uw crisisorganisatie effectiever.

Crisismanagementsoftware: stroom- & internetstoringen

Als softwareontwikkelaars van CrisisSuite krijgen wij regelmatig vragen over risico’s bij het gebruik van crisismanagementsoftware. Eén van de meest gestelde vragen is: “Wat als de stroom of het internet uitvalt?” Een zeer terechte vraag. De gedachte die hier eigenlijk achter zit, verwoordt de angst die mensen hebben: “Wegen de voordelen van crisismanagementsoftware op tegen het risico dat die applicatie niet te gebruiken is door stroom- of internetstoringen?” Deze vraag is bovendien in een ander opzicht relevant. Wij adviseren mensen in de voorbereiding op een mogelijke crisis om na te denken over de continuïteit van (kritieke) processen. Juist daarom verdient deze vraag een goed antwoord.

Stroom- en internetstoringen

Om een goed antwoord te kunnen geven is het belangrijk om eerst te kijken naar stroom- en internetstoringen. Hoe groot is dat probleem eigenlijk? Hoe vaak komen deze storingen voor? En zijn er eenvoudige oplossingen voor deze storingen?
Stroomstoringen komen in Nederland wel voor maar duren doorgaans kort. Volgens de Volkskrant (2015) zit een huishouden gemiddeld jaarlijks 20 minuten zonder stroom. De gemiddelde beschikbaarheid van elektriciteit in Nederland lag over de afgelopen 14 jaar op 99,995 procent. Nederland scoort wat dat betreft overigens hoog in vergelijking met andere landen. Wellicht zetten deze cijfers een en ander voor u in perspectief. En hoe groot is de kans werkelijk dat u met een stroomstoring te maken krijgt terwijl u een crisis aan het managen bent? Natuurlijk is het mogelijk dat de stroomstoring zelf de crisis is, maar die kans is dus behoorlijk klein en de storing kan bovendien kort duren.

Cijfers over internetstoringen zijn lastiger boven water te krijgen. We hebben in Nederland verschillende providers die bovendien verschillende technieken hanteren: telefoonlijn, kabel, glasvezel, mobiel netwerk. Bovendien worden storingen niet altijd veroorzaakt door die provider zelf. Soms ligt het probleem binnen uw organisatie en kan de internetstoring de crisis zelf zijn. Internetstoringen komen voor, maar ook hier moet u allereerst de vraag stellen: hoe groot schat ik de kans in dat ik te maken krijg met een internetstoring als ik een crisis aan het managen ben?

Er zijn bovendien veel meer crises die organisaties kunnen treffen dan stroom- en internetstoringen. Brand, epidemieën, imagoschade, productiefouten, grote ongelukken en ga zo maar door. Allemaal situaties waarbij elektriciteit en internet gewoon werken.

Voordelen van crisismanagementsoftware

De voordelen van crisismanagementsoftware beschrijf ik in het blog: ‘Loggen is leading’. Goede crisismanagementsoftware maakt het eenvoudig om snel informatie vast te leggen, te typeren en te delen. Hierdoor kan een organisatie zich zo snel mogelijk een goed beeld vormen van een crisis en de besluiten en acties vastleggen en opvolgen. Die voordelen helpen organisaties aanzienlijk bij het managen van een crisis. Het is het dus zeker waard om in oplossingen te denken voor mogelijke stroom- en internetstoringen.

Oplossingen

Naast de overweging dat de kans op stroom- en internetstoringen gering is, kunt u zich prima verzekeren met behulp van verschillende oplossingen.

UPS of generator
Zorg ervoor dat uw belangrijkste computers aangesloten zijn op een UPS (Uninterrupted Power Supply: een batterij die ervoor zorgt dat uw systeem voor een bepaalde tijd door kan draaien) of een (diesel-)generator die een deel van uw organisatie kan voorzien van noodstroom. Laptops, tablets en smartphones kunnen korte stroomstoringen al prima opvangen met de ingebouwde batterij.

Ga voor SaaS
SaaS staat voor Software as a Service. Bij SaaS-oplossingen draait de software op de servers van de leverancier. U kunt de software altijd en overal gebruiken. Wanneer uw systemen niet meer werken draaien deze servers nog gewoon en kan de crisismanagementsoftware gewoon worden benut. Let bij uw keuze wel op de locatie van de servers, of deze redundant zijn uitgevoerd, of ze beveiligd zijn en welke uptime uw leverancier garandeert.

Tweede internetverbinding
Zorg voor een tweede internetverbinding. Hier zijn veel mogelijkheden voor. Er zijn organisaties die hun crisismanagementruimte hebben voorzien van een ‘dedicated’ internetverbinding die los staat van de verbinding waar de rest van de organisatie gebruik van maakt. Maar er zijn tegenwoordig zeer snelle internetverbindingen te organiseren via mobiele netwerken. Zo kun je bijvoorbeeld een 3G- of 4G-modem plaatsen en op die manier beschikken over een snelle tweede internetverbinding.

Tot slot

Staart u zich niet blind op mogelijke stroom- of internetstoringen. Er zijn veel crises van verschillende aard die u kunnen treffen, waarbij alle systemen gewoon werken en u enorm gebaat bent bij goede crisismanagementsoftware. Het is niet uit te sluiten, maar de kans is niet groot dat u tijdens een crisis met een stroom- of internetstoring te maken krijgt. En bovendien zijn er voldoende oplossingen die het probleem minder groot maken. En zit u tijdens een crisis onverhoopt toch zonder stroom en internet, doe het dan zoals uw voorvaderen: wees creatief en gebruik uw gezond verstand!