In crisisland is ‘OTO’ een veelgebruikte afkorting: Opleiden, trainen en oefenen. Nog een term is de hieruit voortgekomen ‘OTO-cyclus’. De drie elementen zijn er allemaal voor bedoeld om organisaties en mensen aan te leren hoe om te gaan met een mogelijke crisis. Een ‘OTO-cyclus’ lijkt te veronderstellen dat opleiden, trainen en oefenen in een bepaalde volgorde moet worden doorlopen en dat deze zich bovendien herhaalt. Is dat echter noodzakelijk? Nee, volgens mij niet.
Definities OTO
Om te beginnen is het zinvol om even stil te staan bij de drie termen. Dat is overigens niet zo eenvoudig, want als je de literatuur erop naslaat dan lopen de drie definities door elkaar heen. Vooral trainen en oefenen lijken erg op elkaar. Daarom hanteer ik de volgende definities:
- Opleiden – het bijbrengen van kennis en vaardigheden
Voorbeeld: opleiding, cursus, e-learning
- Trainen – regelmatig oefenen van bepaalde vaardigheden
Voorbeeld: competentietrainingen, zoals een voorzitterstraining of logtraining
- Oefenen – het simuleren van een situatie en mensen laten handelen binnen dit kader
Voorbeeld: tabletop, simulatieoefening
Het is dan ook begrijpelijk dat mensen door het gebruik van deze termen in verwarring worden gebracht. Zo train en oefen je bijvoorbeeld tijdens een goede opleiding regelmatig bepaalde vaardigheden. Waar zit je dan in de OTO-cyclus?
OTO als cyclus?
Ik heb een beetje moeite met de term ‘OTO-cyclus’. De term suggereert namelijk twee dingen: allereerst dat de stappen O-T-O in die volgorde moeten worden doorlopen en ten tweede dat deze stappen worden herhaald. Dat werkt in de praktijk niet zo.
Eerst awareness
Stel: een organisatie wil zich voorbereiden op een mogelijke crisis. (Planvorming en middelen laten we voor het gemak nu even buiten beschouwing.) Is het verstandig om te beginnen met opleiden van functionarissen? Hoewel de eerste ‘O’ voor ‘opleiden’ staat, is het niet altijd wenselijk om hiermee te starten. Belangrijker is het om te zorgen voor awareness (bewustwording) bij de leden van de crisisorganisatie. Het organiseren van een crisisoefening is een goede manier om te zorgen voor awareness. We zien daarbij in de praktijk dat men oefenen vaak de leukste manier van leren vindt. Als je iets leuk vindt, dan leer je het logischerwijs makkelijker aan.
Evalueren
Je kunt een crisisoefening prima als ‘nul-meting’ gebruiken. Het is dan natuurlijk van groot belang om te zorgen voor een heldere evaluatie om de leerbehoefte van de organisatie te bepalen. Als het aan kennis ontbreekt, dan moet er worden opgeleid. Als de vaardigheden van de leden niet op gewenst niveau zijn, dan moet er getraind en geoefend worden.
Een aantal jaren geleden is er door de overheid gewerkt aan een zogeheten doctrine OTOTEL. Er werd een integrale visie ontwikkeld op het opleiden, trainen, oefenen, testen, evalueren en lessons learned, en was gericht op de versterking van de kwaliteit en samenwerking van de professionals werkzaam binnen de crisisbeheersing. Echter, als je zoekt op de term OTOTEL, dan is daar niet veel meer over te vinden; de laatste berichten stammen uit 2014/2015. Deze langere term voegt echter weinig toe. Testen is een oefenfunctie en valt derhalve onder de ‘O’ van oefenen (bron boek: oefenen als professie). Lessons learned kun je verwerken in opleiden en trainen.
Het evalueren blijft hoe dan ook een essentieel onderdeel van OTO.
OTO & PDCA
Wat veel beter bij opleiden, trainen en oefenen past is de kwaliteitscirkel van Deming: PDCA.
- Plan: maak een OTO-plan voor je crisisorganisatie (Wat zijn je doelen? Welke activiteiten?)
- Do: voer het plan uit
- Check: meet het resultaat
- Act: stel het OTO-plan bij op basis van de gevonden resultaten.
Het maakt dan niet uit of je aan het opleiden, trainen of oefenen bent. Het gaat erom dat je de activiteiten zo goed mogelijk afstemt op de behoefte van de crisisorganisatie en deze blijft evalueren en aanpassen.
Tot slot
Samenvattend:
- Je hoeft bij OTO niet per se te beginnen met opleiden.
- De volgorde O-T-O is ook niet per se van belang.
- Stap 1 is altijd bewustwording.
- Een crisisoefening kan een goede nulmeting zijn.
- Een goede evaluatie mag niet ontbreken.
- Laat de OTO-cyclus los en werk met de PDCA-cyclus.
Hoe dan ook; OTO baart kunst!
