Leertraject

Stel een eigen leertraject samen

Opleiden, trainen en oefenen (OTO) is noodzakelijk om als organisatie goed voorbereid te zijn op een crisis. Het doel van het uitvoeren van OTO-activiteiten is tweeledig:

1. Het trainen van medewerkers die een sleutelfunctie hebben in de crisisorganisatie
2. Het beoefenen van de processen die beschreven staan in het crisismanagementplan.

Parcival ontwikkelde een leertraject voor (leden van) crisisteams. Dit leertraject ontwikkelt individuen en teams van onervaren tot ervaren crisisprofessionals/ -teams.

Het leertraject voor crisisteams heeft als doel ervoor te zorgen dat functionarissen die een rol hebben in een van de crisisteams van een organisatie in hun eigen rol adequaat kunnen handelen tijdens een crisis, en samen met andere crisisteamleden efficiënt en effectief een crisis kunnen managen. Het traject start in rustig vaarwater met het dóórlopen van het crisismanagementplan en een e-learning door alle betrokkenen. Daarna gaan de deelnemers ‘het water op’. Rolspecifieke trainingen worden gevolgd door een teamtraining zonder druk. Daarna volgt een oefening onder druk. Als het team de boot overeind weet te houden, volgt een oefening met andere crisisteams uit de organisatie die inmiddels ook zijn opgeleid (bijvoorbeeld een lokaal of operationeel crisisteam, een crisiscommunicatieteam, een ICT team oid). Voorafgaand aan deze gezamenlijke oefening volgen de deelnemers een verdiepende e-learning over samenwerking in de organisatie en in de regio. Tot slot kunnen de teams deelnemen aan een regionale oefening. Daarna zijn ze klaar om op een echte crisis ‘op woeste zee’ te managen. Mits ze hun kennis en vaardigheden up-to-date blijven houden natuurlijk.

Welke elementen van het leertraject bij een organisatie worden ingezet, hangt af van de ervaring die de medewerkers en crisisteams al hebben en wordt op maat bepaald. Dit geldt ook voor het tijdsbestek waarin de verschillende onderdelen worden aangeboden. Het gehele traject kan over kortere of langere tijd (bijvoorbeeld 2 jaar) worden uitgespreid. 

De onderdelen van het leertraject nader toegelicht

E-learning basis crisismanagement

Middels een e-learning raken leren de deelnemers de basisbeginselen van crisismanagement. In de e-learning wordt onder andere aandacht besteedt aan:

• de definitie van een crisis
• oorzaken en gevolgen van een crisis
• de fases van een crisis
• wettelijke kaders
• de vijf kritische processen van crisismanagement

Deelnemers worden gestimuleerd zelf actief aan de slag gegaan met de aangeboden theorie doordat zij tijdens de e-learning steeds vragen en casuïstiek aangeboden krijgen. 

Rolspecifieke trainingen

Voor sleutelfiguren binnen crisisteams bieden we verschillende rolspecifieke trainingen aan. Denk daarbij aan een training voor loggers, voorzitters en crisiscoördinatoren warme fase. De ervaring leert dat een crisisteam als geheel een steilere leercurve doorloopt, wanneer deze functionarissen goed in staat zijn hun rol te vervullen.

Training zonder druk

Zodra de individuele teamleden bekend zijn met het crisismanagementplan van de eigen organisatie en met de basisprincipes van crisismanagement, gaan zij samen trainen. De trainer neemt de deelnemers stap voor stap mee door een crisis; van alarmering, opschaling en respons tot nazorg. De deelnemers worden als het ware bij de hand genomen en door het hele traject van een crisis geloodst. Het team vergadert volgens het geleerde BOBOC-principe. Er is geen (tijds)druk; er is dus ruimte voor discussie en vragen.

De teamleden raken tijdens deze training vertrouwd met hun eigen taak/rol en met de BOB(OC)-vergadermethodiek.

Oefening onder druk

Vervolgens oefent het crisisteam tijdens een simulatie-oefening. Het team wordt op een prikkelende, leerzame en realistische wijze geconfronteerd met een crisisscenario. Acteurs in een responscel bieden tegenspel vanuit bijv. de GHOR, BHV, hulpdiensten, gemeente, de media, familie van slachtoffers en overige stakeholders van de organisatie. Middels een gesloten systeem krijgt het team ‘real-time’ media en social mediaberichten en -beelden te zien. Het crisisteam ontwikkelt zich tot een team dat in staat is om te presteren onder de druk die een crisis met zich meebrengt. 

E-learning over samenwerken in de organisatie en in de regio

Voordat teams gezamenlijk gaan oefenen, doorlopen alle functionarissen een e-learning over samenwerken tijdens een crisis. In deze e-learning komt samenwerking in de organisatie en samenwerking met partners in de regio aan bod. Wie heeft welke rol? Wat mag je van wie verwachten? Wat betekent dit voor de werkwijze van het crisisteam? Hoe stem je af?

Gezamenlijke oefening

Wanneer verschillende crisisteams (bijvoorbeeld een CBT, een lokaal crisisteam, crisiscommunicatie, ICT) uit een organisatie hebben geoefend, is het tijd voor de volgende stap: gezamenlijk oefenen. Tijdens zo’n oefening ligt de nadruk op de samenwerking tussen de verschillende crisisteams uit de organisatie. 

Regionale oefening

Nadat crisisteams bovenstaand traject hebben doorlopen en voldoende ervaring hebben opgedaan om intern een crisis te managen, zijn ze klaar om te oefenen met partners in de regio.

Verdieping gericht op onderlinge communicatie en samenwerking

Parcival traint, naast technische vaardigheden als taakgericht werken en de BOB(OC), crisisteams ook op het gebied van samenwerking en onderlinge communicatie. We gebruiken hiervoor de DISC methodiek. De DISC kan worden toegevoegd aan rolspecifieke trainingen (waardoor individuen zicht krijgen op hun eigen communicatiestijl, hun kwaliteiten en valkuilen onder druk), en bij oefeningen onder druk (waardoor de teamsamenwerking en onderlinge communicatie van het crisisteam verbetert).

Tot slot

Alleen het doorlopen van dit leertraject maakt een organisatie nog niet klaar voor een crisis. Een integraal crisisplan met daarin aandacht voor bedrijfscontinuïteitsmanagement, crisismanagement, crisiscommunicatie en BHV is een belangrijke onderlegger. Evaluaties van crises en aandacht voor nazorg voor medewerkers in de nafase een belangrijke voorwaarde om te leren en ‘door te kunnen’. Parcival kan uw organisatie desgewenst ook ondersteunen bij deze onderdelen van crisismanagement.