Terugblikken op de Kasteelsessie; Schending van integriteit

/in , , , , , , , , , , , , /door

Wie Googled op het begrip ‘integriteit’ vindt een veelvoud van definities. Bijvoorbeeld die van de Van Dale Online:
1. Onschendbaarheid.
2. Eerlijkheid, onkreukbaarheid.

Wie ‘betekenis-definitie.nl’ intoetst op Google treft maar liefst 30 definities aan. Tijdens de ‘Kasteelsessie van Parcival van Parcival op Kasteel de Haar op 31 mei beperkten de deelnemers zich door vraag, antwoord en discussie tot het thema ‘íntegriteit en crisismanagement’ en hadden daar op een plezierige wijze hun handen vol aan.

Integriteit als kernwaarde

De dag werd geopend door gespreksleider Steven Hofdom die de deelnemers onmiddelijk betrok in een levendige discussie: “Een organisatie waar integriteit als vanzelfsprekend wordt beschouwd is gevaarlijker dan een organisatie waar dit nog niet duidelijk is” was de eerste stelling die werd besproken, gevolgd door: ‘Het benoemen van integriteit als kernwaarde is essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering’

Het hellende vlak

Spreker Maarten IJzermans nam na de interactieve discussies het woord en ging dieper in op de mogelijke oorzaken van een integriteitsschending. Deze is meestal geboren uit frustratie. Echter zal dit nooit alleen het klimaat creëren waarin schendingen kunnen plaatsvinden. Het hellende vlak zit hem in het “teveel” vertrouwen op bestaande processen. De controles blijven uit en verschaffen ruimte voor factoren als gelegenheid, motief en rationalisatie. Ervaring en onderzoek van Hoffman toont aan dat ‘gelegenheid’ de grootste factor is waardoor men van het pad afwijkt. Langzaam kunnen deze situaties in een bedrijfsproces sluipen.

Professionele integriteit

Integriteit kent vele vormen, zowel individueel als professioneel. Maar hoe stuur je als bedrijf nou op ‘integer functioneren’? En hoe ga je om met mensen die de regels overtreden? De discussie tussen aanwezigen kwam flink op gang toen het fenomeen ‘klokkenluiders’ werd besproken.

Kan men het iemand kwalijk nemen als er aan de bel getrokken wordt, en reken je er een persoon wel of niet op af als bedrijf. Er werden veel scenario’s en nuances besproken en samenvattend bestond er consensus : “Zolang men de koninklijke weg heeft bewandeld en eerst alle andere stappen heeft geprobeerd kan een klokkenluider als integer worden gezien”. Als een bedrijf in kwestie echter geen klimaat of ruimte biedt om een interne discussie te voeren dan is een noodsprong van een klokkenluider naar de media echter snel gemaakt. Het advies luidde hier dan ook: benoem zaken die mislopen binnen het bedrijf, sta hier als leidinggevende ook voor open en voorkom hiermee een situatie die voor niemand wenselijk is.

De toekomst

Spreker Sylvia Sanders nam hierna het woord. Zij opende met een onderzoek van AdFormatie waaruit blijk dat organisaties en hun bestuurders steeds kritischer door hun omgeving zullen worden beoordeeld op integer handelen in de crisis. Integriteitsvraagstukken zullen hierdoor stijgen op de ranglijst van meest voorkomende crisisoorzaken. Een veel voorkomend dilemma hierbij: vertel je vanuit organisatie wat er mogelijk speelt met een medewerker of hou je rekening met de privacy van de medewerker en ben je terughoudend naar de media? Is het wenselijk maatschappelijke onrust te voorkomen door iets te communiceren wat normaal niet naar buiten zou komen? Is het van belang om de gestelde integriteitsregels bij te stellen in crisissituaties? Hoe ga je om met straffen en sancties bij integriteitsschendingen? Hoe houd je de noodzakelijke dialoog open? Welke invloed hebbenculturele verschillen op de definitie van integer handelen? Die en andere stellingen zorgden voor een boeiende en uiterst inspirerende en interactieve middag.

Doen wat juist is

Na afloop van de presentaties was er gelegenheid om, voor het afsluitende hapje en een drankje, aan een panel van experts van Parcival en Hoffmann vragen te stellen. Een kleine greep uit de vele vragen en antwoorden:

– Is het uiteindelijk uitlegbaar wat tot een bepaalde actie heeft geleid?

– Maak zaken bespreekbaar en transparant.

– Zichtbaar voorbeeldgedrag van de leiding maar ook helderheid in wat de leiding van mensen vraagt is essentieel.

– Jezelf in de ogen kijken. In de spiegel kijken stimuleert het zelfbewustzijn.

 

“Door het juiste te doen, vreest gij niemand. Doe, doe en blijf het doen”

sprak panellid Kees Kuijs tot slot.

 

We danken de deelnemers en sprekers nogmaals voor hun komst en zeer gewaardeerde bijdrage en namens Parcival nodigen wij u heel graag uit voor de komende Kasteelsessie. Deze vindt plaats op 28 juni in Kasteel Kasteel Groot Buggenum. Thema van die middag is: Verwantenopvang & Intern informatiemanagement

Uiteraard blijven we u ook op de hoogte houden van de volgende sessies die in het najaar en de winter van dit jaar zullen plaatsvinden.

Verwantenopvang op grote schaal

/in , , , , , , , , , /door
Johara Boukaa

Op 28 juni ga ik tijdens de Kasteelsessie Verwantenopvang met Ton Heerschop in gesprek over het opvangen van gezins- en familieleden, vrienden en partners van mensen die betrokken zijn geraakt bij een grote ramp, incident of andersoortige grote traumatische gebeurtenis.

Ton schrijft in zijn blog van 7 juni: “Ik durf de stelling aan dat veel organisaties deze processen [rondom verwantenopvang] te weinig beoefenen als ze deze al op papier hebben staan.”
Ik ga er een schepje bovenop doen. Vanuit mijn ervaring heb ik namelijk ondervonden dat veel organisaties niet weten wát ze zouden moeten beoefenen. Dat ze niet weten wat er geregeld moet worden.
En dat is geen kritiek, want het is gelukkig niet iedere dag dat we te maken krijgen met een situatie die overweldigend is en er een grote groep mensen aan de deur staat te kloppen.

Als ik kijk naar mijn eigen ervaringen dan is verwantenopvang grofweg onder te verdelen in 3 pilaren. Ton heeft er in zijn blog al naar gehint. Hij beschreef het letterlijk bijstaan van verwanten door bij hen te blijven en hen met praktische zaken te helpen, zoals het bellen naar huis en het regelen van de terugvlucht van zijn collega’s.
Binnen de tak van psychosociale crisisinterventie spreken we dan van het verlenen van Psychologische Eerste Hulp. Eén van de interventies bij PEH is het voorzien in de basisbehoeften van getroffenen, zoals voedsel en drinken. Maar ook het creëren van een veilige omgeving is van groot belang en het verbinden van mensen met belangrijke anderen.

Psychosociale crisisinterventie of psychologische eerste hulp alsook de andere twee pilaren van verwantenopvang, komen aan bod tijdens de Kasteelsessie van 28 juni.

Bedenk eens: het bijstaan van 1 of 2 of zelfs 5 personen zal nog geen probleem zijn, maar wat als de groep verwanten uitgroeit tot 20 of 50 of zelfs meer mensen? Wat moet je als organisatie doen om een dergelijke groep op te vangen? Hoe organiseer je dat? Waar laat je al deze bezorgde mensen? Hoe ga je met hen om? Wat voor informatie geef je hen?

Weet jij de antwoorden? Kom er dan bij zitten, spreek mee, denk mee, deel je ervaringen of stel je vragen.

Verwantenopvang: papieren werkelijkheid of realiteit?

/in , , , , , , , , , /door

Het zal ongeveer een uurtje of drie in de middag zijn geweest. Ik zat aan mijn bureau in Maastricht te werken aan de planning en begeleiding van vier medewerkers van Northwest Airlines. Zij waren bij mijn toenmalige werkgever, KLM exel, op bezoek voor een zogenaamde codeshare audit. Een beoordeling betreffende de manier in hoeverre wij binnen ons luchtvaartbedrijf werkten conform internationale standaarden en onderlinge afspraken binnen de KLM-Northwest Alliantie. Rond drie uur kreeg ik een telefoontje van een collega. Er is een vliegtuig een van de torens van het World Trade Centre in New York binnengevlogen. Een korte boodschap die mij gelijk naar de NOS-website deed gaan. Op wazige beelden was te zien dat er inderdaad een rookkolom uit een van de torens kwam.

De impact

Iedereen weet hoe deze dag zich verder vervolgde. Ik zocht een tv op en zag met collega’s, met hetzelfde afgrijzen, hoe een tweede toestel zich in de andere toren boorde. Op dat moment wist ik: de wereld is vandaag veranderd. Dit is een oorlogsverklaring stelde een collega. Direct nadat de tweede toren getroffen was waarschuwde ik de Amerikaanse collega’s. Met een “ik denk dat jullie dit even moeten zien”, kreeg ik ze voor de tv.

Binnen enkele uren zagen we de gevolgen van deze aanslag en de impact zelfs op grote afstand. Het luchtruim van en naar Amerika was gesloten. Vele bemanningen en personeel, waaronder de Northwest mensen, stonden op allerhande locaties op de wereld zonder te weten wanneer en hoe ze naar huis konden. Ondertussen gingen in al die hoofden natuurlijk gedachten rond. Gedachten aan bekenden die in New York woonden of werkten. Zaten zij bij de slachtoffers?

Voor mij en vele luchtvaartcollega’s was het volkomen logisch dat we elkaar zouden helpen. De Nortwest mensen kregen in de eerste plaats ruim de ruimte om op een aantal kantoren met het thuisfront te bellen. Daarnaast nam een collega het op zich om met de afdeling flight ops van zowel KLM als Northwest contact te onderhouden om te beoordelen hoe snel we deze mensen terug konden laten keren naar huis. Als bedrijf maakten we een rooster waarbij we zorgden dat ook in de avonduren er altijd twee van onze mensen voor die van Northwest beschikbaar waren. In de praktijk betekende dit dat we met hen gingen dineren en daarna nog even napraten aan de bar van hun hotel. Toen na enkele dagen er stoelen vrij waren op een vrachtvlucht naar de VS regelde we dat de heren terug naar huis konden.

Hoewel ik het me op dat moment niet realiseerde, deden we precies wat men mag verwachten binnen de verwantenopvang. We gaven ze perspectief als het ging om de reis terug naar huis. Ze konden direct het thuisfront informeren over hoe het met hen ging. En niet onbelangrijk, we gaven ze dingen te doen, zoals zij het zelf later omschreven. Handelingsperspectief, informeren waar mogelijk en zelf actief laten bijdragen aan processen. Misschien wel de belangrijkste elementen in de verwantenopvang.

WTC; niet de eerste en zeker niet de laatste ramp

Na die 11e september 2001 zijn er vele situaties geweest waarin verwanten moesten worden opgevangen. Aanslagen in Engeland, Spanje, Frankrijk, Duistland en België maakten dat in korte tijd vele zwaargewonden in een enorme chaos geholpen moesten worden. En dat daarbij ook verwanten zich afvroegen wat is er met familie of vrienden gebeurd. Los van de terreuraanslagen kunnen we dergelijke situaties ook krijgen door bijvoorbeeld extreem weer, ik noem Pukkelpop of paniek in een menigte, ik verwijs naar de Loveparade.

De vraag is echter in hoeverre zorginstellingen, lokale overheden of bedrijven zich voorbereiden op een dergelijke opvang. Is het een papieren werkelijkheid of worden deze processen ook echt beoefend? Ik durf de stelling aan dat veel organisaties deze processen te weinig beoefenen als ze deze al op papier hebben staan. Een gemiste kans. Met name omdat verwanten als we het niet goed organiseren, geen bijdrage kunnen leveren aan het proces om door hen geliefde personen terug te vinden.

Het belang van verwantenopvang

Nederland lijkt als het om verwantenopvang gaat, dit onderdeel van crisismanagement ernstig te onderschatten. We beroepen ons op procedures, die zonder twijfel tijdens kantoortijden werken, maar doen ze dat ook buiten kantoortijden? Het vervelende feit doet zich nu eenmaal voor dat er meer uren buiten kantoortijd bestaan dan tijdens en dat de kans derhalve groter is dat verwanten zich buiten kantoortijden aandienen. De processen van verwanten opvangen, koppelen zorg geven starten dan per definitie trager op vanwege minder beschikbaarheid aan personeel.

Om het nog maar niet te hebben over de zaken die naast de eerste opvang van verwanten een rol spelen. Hoe is de geestelijke bijstand geregeld? Zijn er bijvoorbeeld afspraken met pastors, dominees, rabbijnen, imams en dergelijke? Is de psychosociale opvang gewaarborgd? Hoe zit het met bijvoorbeeld catering als mensen langdurig moeten wachten? Hoe regel je op welke locatie slecht nieuws gesprekken? En wie zijn belast met het koppelen van de verwanten met slachtoffers? Hoe gaan we verwanten bij de door hen gezochte slachtoffers in contact brengen. En zo zal de rij zonder twijfel langer worden.