“Eigenlijk neemt elk bedrijf wel maatregelen om door te kunnen draaien, ook als er een crisis uitbreekt”, zegt BCM-specialist Alex Hoogteijling. “Als bakker denk je erover na wat je doet als een oven stuk gaat, als huiseigenaar sluit je een brandverzekering af en als zelfstandig professional maak je een back-up van je administratie. Bij grotere bedrijven is dit iets complexer. Maar het principe blijft hetzelfde. Je kijkt wat jou kan overkomen en neemt gepaste maatregelen zodat je ook tijdens een crisis kunt blijven leveren.”

Faillissement

Hoogteijling is specialist in bedrijfscontinuïteitsmanagement (BCM). Hij is op dit moment bezig met de implementatie van BCM binnen een internationaal fruithandelsbedrijf. “Zij leveren aan een supermarktconcern dat van hun belangrijkste leveranciers eist dat zij altijd in staat zijn om te leveren, ook onder bijzondere omstandigheden zoals de coronacrisis. Eén van de maatregelen is een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP).”

De BCM-specialist vertelt dat dergelijke BCP’s veel gemaakt worden door organisaties in de vitale infrastructuur, zoals nutsbedrijven, ziekenhuizen en financiële instellingen. “Maar ook voor productiebedrijven is het belangrijk om over een goed plan te beschikken. Als zij door een crisis niet meer leveren, kunnen ze daar failliet aan gaan. En natuurlijk hebben klanten er begrip voor dat je minder kunt leveren, als bijvoorbeeld je productielocatie net in vlammen is opgegaan. Maar met een goed bedrijfscontinuïteitsplan kun je ervoor zorgen dat je tijdens zo’n crisis kunt blijven leveren op een niveau dat voor jouw organisatie en klanten acceptabel is. Daarmee kun je een faillissement voorkomen.”

Waarom is het belangrijk om vooraf een BCP te maken? Je kunt er ook voor kiezen om die investering niet te doen en de gevolgen van een crisis voor lief te nemen.

“Dat kan. Maar tijdens een crisis zul je toch moeten reageren. Of je nu voorbereid bent of niet. Bij onvoldoende voorbereiding zullen niet alle besluiten en acties even slim zijn. Dat zag je bijvoorbeeld ook aan het begin van de coronacrisis. Veel mensen gingen als een kip zonder kop hamsteren. Ook bedrijven en instellingen gingen ondoordacht handelen. Het is beter om vooraf in alle rust na te denken welke stappen je gaat ondernemen als er een crisis uitbreekt. Zo doorsta je de crisis beter.”

Hoe zijn organisaties over het algemeen voorbereid op een crisis?

“Uit enquêtes blijkt keer op keer dat bedrijven dénken dat ze goed zijn voorbereid. Toch valt dat in de praktijk vaak tegen. Ik kom soms in bedrijven met meer dan 100.000 medewerkers en fabrieken over de hele wereld waar nooit goed is nagedacht over BCM.

Vaak zie ik dat bedrijfscontinuïteit alleen op onderdelen is belicht. Zo wordt bijvoorbeeld vanuit ICT-perspectief aandacht geschonken aan het maken van back-ups en uitwijksystemen. Maar als ik dat soort continuïteitsmaatregelen ga testen, blijken deze minder goed te werken dan dat zij denken.

Ook ontbreekt in veel gevallen een goede risicobeoordeling en business impact analyse voor de onderbouwing van continuïteitsoplossingen. Er worden maatregelen getroffen die een vorm van schijnveiligheid geven. Ik zie ook regelmatig dat continuïteitsmaatregelen niet goed worden onderhouden.

Ten tijde van de Mexicaanse griep in 2009 werden er bijvoorbeeld pandemieplannen opgesteld en voorraden mondkapjes en andere beschermingsmiddelen aangeschaft. Zo waren organisaties goed voorbereid op een nieuwe virusuitbraak. Maar dan is het wel belangrijk dat die voorraden in de jaren daarna op peil worden gehouden en plannen up-to-date.

Ook dienen de maatregelen periodiek te worden getest en geoefend. Tijdens de coronacrisis zagen we dat veel van de bedachte pandemieplannen en getroffen voorbereidingen door achterstallig onderhoud niet meer bruikbaar waren. Zelfs overheidsinstanties en zorginstellingen moesten ad hoc onder hoge druk plannen vormen en op zoek gaan naar bijvoorbeeld beschermingsmaterialen en IC-capaciteit. Investeren in het op niveau houden van bedrijfscontinuïteitsbekwaamheden loont. ”

Zijn dit grote investeringen?

“In een goed BCM implementatietraject bepaal je zelf op basis van analyseresultaten wat je nog een acceptabele investering vindt. Je analyseert bijvoorbeeld wat voor soort crisis jouw bedrijf kan treffen, hoe groot de kans is dat dat gebeurt én welke impact dit heeft op jouw organisatie. Daar pas je de maatregelen op aan. Je kunt daarbij tot de conclusie komen dat je productielocatie bij een cyberaanval een week stil ligt. Hoe erg is dat? Voor een bedrijf dat dagelijks on demand produceert en sterk afhankelijk is van realtime informatie, is dat desastreus. Voor een bedrijf dat voldoende onderhanden werk heeft of uit voorraad kan leveren, heeft dat mogelijk minder grote gevolgen. Zo’n bedrijf kan zich focussen op risico’s die wel grote impact hebben op de bedrijfscontinuïteit.”

Zijn BCP’s altijd groot en omvangrijk?

“Zeker niet. Er zijn bedrijven die zeer uitgebreide bedrijfscontinuïteitsplannen maken. Er zijn ook organisaties die het klein houden en voldoende hebben aan enkele praktische crisismanagement hulpmiddelen. Zij focussen liever op het goed trainen van hun medewerkers in crisisbeheersing. Als dat voor een organisatie voldoende is, dan is dat natuurlijk prima. Er zijn zelfs ondernemers die het alleen maar belangrijk vinden dat ze altijd toegang hebben tot hun bestanden. Dan is het hebben van een goede cloud back-up oplossing wellicht voldoende. Het gaat er bij BCM vooral om dat je vooraf een goede afweging maakt, zodat je tijdens een crisis niet overvallen wordt door gevolgen die je vooraf niet had voorzien.”

Tot slot, welk type organisaties kunnen vandaag de dag echt niet meer zonder BCP?

“Organisaties die onderdeel uitmaken van de vitale infrastructuur of hier een bijdrage aan leveren, zoals drinkwaterbedrijven, ziekenhuizen en organisaties in de voedselketen. Bij die laatste sector zagen we vooral in het begin van de coronacrisis lege supermarktschappen. Er waren toen nog wel voldoende voorraden in distributiecentra en magazijnen van toeleveranciers. Maar de supermarkten kregen de producten niet snel genoeg meer naar de winkels getransporteerd. De logistiek bleek hier de bottleneck. Dat is een verbeterpunt waar betrokken organisaties aan moeten werken, het zogenaamde supply chain continuity management. En eigenlijk vind ik dat het voor iedereen goed zou zijn om na te denken over bedrijfscontinuïteit. Mocht er dan, ondanks alle preventieve maatregelen, toch iets gebeuren, dan ben je voorbereid zodat de impact van een verstoring of crisissituatie beperkt blijft.”

Bron: DeCrisismanager