De kasteelsessie van afgelopen 28 juni werd gehouden in het monumentale Kasteel Groot Buggenum in het Midden-Limburgse Grathem. Tijdens deze sessie stonden twee thema’s centraal: verwantenopvang & intern informatiemanagement.

Een ramp of een terroristische aanslag kan leiden tot veel slachtoffers. De praktijk leert ons dat ziekenhuizen dan geconfronteerd worden met zelfverwijzers en een grote groep verwanten (familie, vrienden, etc). Hoe ga je om met de verwanten? Hoe houd je als zorginstelling tijdens een crisis op effectieve wijze het intern informatiemanagement op orde? Wat is het belang van digitaal loggen? Hoe worden situatierapportages samengesteld en hoe wordt overzicht behouden op de uitgezette acties? Deze vragen en meer kwamen aan de orde tijdens deze Kasteelsessie van Parcival en Merlin.

Na ontvangst met koffie en natuurlijk Limburgse vlaai in de binnentuin van het kasteel gingen de genodigden en sprekers naar binnen voor de start van de sessie. Waar de buitentemperatuur met gemak de 28 graden aantikte, was het binnen lekker koel. De fijne temperatuur en de prettige sfeer nodigen uit om met elkaar in gesprek te gaan en om kennis uit te wisselen.

René de Jong opende de sessie waarbij hij een korte introductie gaf van de beide onderwerpen. Het lijken op het eerste gezicht twee losse thema’s, maar tijdens de sessie zou de verbinding tussen de onderwerpen duidelijk worden.

Verwantenopvang

Na de opening werd ingezoomd op het thema verwantenopvang. Johara Boukaa en Ton Heerschop belichtten zowel de organisatorische als de psychosociale aspecten ervan en gingen hierover met elkaar en met de aanwezigen in gesprek. Door hun ruime ervaring op het gebied van crisisbeheersing behandelden zij dit brede onderwerp aan de hand van diverse praktijkvoorbeelden van zowel nationale als internationale crisissituaties en rampen. Mede hierdoor ontstond al snel een goede interactie met de aanwezigen en werd duidelijk dat de onderwerpen verwantenopvang en intern informatiemanagement wel degelijk een link met elkaar hebben.

Drie pilaren van verwantenopvang op grote schaal

Er werd ingegaan op de drie gebieden die primair aandacht verdienen bij verwantenopvang op grote schaal, zoals naar aanleiding van een groot ongeluk of grote ramp:
1. Logistiek (basisbehoeften)
2. Informatiemanagement (niet alleen loggen, maar ook informatieverstrekking aan slachtoffers/verwanten, wanneer, welke informatie, etc.)
3. Psychologische Eerste Hulp

Social media en verwantenopvang

In het gesprek kwam ook social media aan de orde. Social media wordt vaak negatief belicht, omdat door ongecontroleerde berichtgeving de druk op de zorg kan toenemen. In het kader van verwantenopvang (en informatiemanagement) kan social media juist nuttig zijn, omdat verwanten en slachtoffers elkaar zo snel(ler) kunnen vinden.

Wie is nu eigenlijk verwant?

Andere interessante aspecten van verwantenopvang die behandeld werden, waren onder andere: Wie bepaalt wie verwant is en moeten alle verwanten opgevangen worden? Uit de discussie die ontstond kwam naar voren dat dat laatste niet hoeft, maar als de verwanten eenmaal verschijnen, dan heb je er wel zorg voor te dragen (‘begeleiden in plaats van bestrijden’). Iemand bepaalt nu eenmaal zelf of hij/zij verwant is, dat bepaalt een ander niet. Het kan daarom voorkomen dat een slachtoffer een grote groep verwanten heeft, variërend van ooms en tantes tot aan vrienden van de motorclub.

Intern informatiemanagement

In het tweede deel van de middag belichtte René de Jong het belang van effectief intern informatiemanagement tijdens een crisis. Omdat loggen de besluitvorming faciliteert, stond dit aspect centraal in zijn verhaal.

De toekomst van (intern) informatiemanagement

Ter verduidelijking maakte hij met de aanwezigen een sprong naar de toekomst. Hij stelde dat over 10 tot 20 jaar de wereld van crisismanagement en crisismanagement tooling totaal anders zal zijn dan nu het geval is. In de toekomst zal informatiemanagement centraal komen te staan, mede omdat de nieuwe generatie professionals anders omgaat met informatie. Daarnaast is voor deze groep professionals werken met software en techniek een vanzelfsprekendheid. Momenteel gebeurt de informatieoverdracht en loggen tijdens een crisis bij veel bedrijven, organisaties en overheden nog fysiek. Dit kan tot problemen leiden omdat fysieke informatieoverdracht foutgevoelig is, tot tijdverlies leidt en achteraf de mogelijkheid van terugzoeken en eventueel nader onderzoek beperkt.

CrisisSuite

Als antwoord op het geschetste probleem van fysieke informatieoverdracht sloot René de Jong zijn verhaal af met een demonstratie van CrisisSuite. CrisisSuite is een informatiemanagementsoftware met o.a. een praktische logtool die door meer dan 20 ziekenhuizen en zorginstellingen in Nederland succesvol wordt ingezet. Deze software geeft op een pragmatische manier handen en voeten aan het informatiemanagement waardoor een organisatie een crisis succesvol kan managen.

De middag werd afgesloten met een informele netwerkborrel waar de aanwezigen onder het genot van een hapje en een drankje nog gezellig met elkaar napraatten.
We danken de deelnemers en sprekers nogmaals voor hun komst en hun bijdrage. Mocht u interesse hebben om ook eens een kasteelsessie van Parcival bij te wonen, houdt onze website dan in de gaten of neemt u natuurlijk direct contact met ons op.

Uiteraard blijven we u ook op de hoogte houden van de volgende sessies die in het najaar en de winter van dit jaar zullen plaatsvinden.