Terugblik op de Kasteelsessie: Verwantenopvang & Intern Informatiemanagement

Terugblikken op de Kasteelsessie; Schending van integriteit

Wie Googled op het begrip ‘integriteit’ vindt een veelvoud van definities. Bijvoorbeeld die van de Van Dale Online:
1. Onschendbaarheid.
2. Eerlijkheid, onkreukbaarheid.

Wie ‘betekenis-definitie.nl’ intoetst op Google treft maar liefst 30 definities aan. Tijdens de ‘Kasteelsessie van Parcival van Parcival op Kasteel de Haar op 31 mei beperkten de deelnemers zich door vraag, antwoord en discussie tot het thema ‘íntegriteit en crisismanagement’ en hadden daar op een plezierige wijze hun handen vol aan.

Integriteit als kernwaarde

De dag werd geopend door gespreksleider Steven Hofdom die de deelnemers onmiddelijk betrok in een levendige discussie: “Een organisatie waar integriteit als vanzelfsprekend wordt beschouwd is gevaarlijker dan een organisatie waar dit nog niet duidelijk is” was de eerste stelling die werd besproken, gevolgd door: ‘Het benoemen van integriteit als kernwaarde is essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering’

Het hellende vlak

Spreker Maarten IJzermans nam na de interactieve discussies het woord en ging dieper in op de mogelijke oorzaken van een integriteitsschending. Deze is meestal geboren uit frustratie. Echter zal dit nooit alleen het klimaat creëren waarin schendingen kunnen plaatsvinden. Het hellende vlak zit hem in het “teveel” vertrouwen op bestaande processen. De controles blijven uit en verschaffen ruimte voor factoren als gelegenheid, motief en rationalisatie. Ervaring en onderzoek van Hoffman toont aan dat ‘gelegenheid’ de grootste factor is waardoor men van het pad afwijkt. Langzaam kunnen deze situaties in een bedrijfsproces sluipen.

Professionele integriteit

Integriteit kent vele vormen, zowel individueel als professioneel. Maar hoe stuur je als bedrijf nou op ‘integer functioneren’? En hoe ga je om met mensen die de regels overtreden? De discussie tussen aanwezigen kwam flink op gang toen het fenomeen ‘klokkenluiders’ werd besproken.

Kan men het iemand kwalijk nemen als er aan de bel getrokken wordt, en reken je er een persoon wel of niet op af als bedrijf. Er werden veel scenario’s en nuances besproken en samenvattend bestond er consensus : “Zolang men de koninklijke weg heeft bewandeld en eerst alle andere stappen heeft geprobeerd kan een klokkenluider als integer worden gezien”. Als een bedrijf in kwestie echter geen klimaat of ruimte biedt om een interne discussie te voeren dan is een noodsprong van een klokkenluider naar de media echter snel gemaakt. Het advies luidde hier dan ook: benoem zaken die mislopen binnen het bedrijf, sta hier als leidinggevende ook voor open en voorkom hiermee een situatie die voor niemand wenselijk is.

De toekomst

Spreker Sylvia Sanders nam hierna het woord. Zij opende met een onderzoek van AdFormatie waaruit blijk dat organisaties en hun bestuurders steeds kritischer door hun omgeving zullen worden beoordeeld op integer handelen in de crisis. Integriteitsvraagstukken zullen hierdoor stijgen op de ranglijst van meest voorkomende crisisoorzaken. Een veel voorkomend dilemma hierbij: vertel je vanuit organisatie wat er mogelijk speelt met een medewerker of hou je rekening met de privacy van de medewerker en ben je terughoudend naar de media? Is het wenselijk maatschappelijke onrust te voorkomen door iets te communiceren wat normaal niet naar buiten zou komen? Is het van belang om de gestelde integriteitsregels bij te stellen in crisissituaties? Hoe ga je om met straffen en sancties bij integriteitsschendingen? Hoe houd je de noodzakelijke dialoog open? Welke invloed hebbenculturele verschillen op de definitie van integer handelen? Die en andere stellingen zorgden voor een boeiende en uiterst inspirerende en interactieve middag.

Doen wat juist is

Na afloop van de presentaties was er gelegenheid om, voor het afsluitende hapje en een drankje, aan een panel van experts van Parcival en Hoffmann vragen te stellen. Een kleine greep uit de vele vragen en antwoorden:

– Is het uiteindelijk uitlegbaar wat tot een bepaalde actie heeft geleid?

– Maak zaken bespreekbaar en transparant.

– Zichtbaar voorbeeldgedrag van de leiding maar ook helderheid in wat de leiding van mensen vraagt is essentieel.

– Jezelf in de ogen kijken. In de spiegel kijken stimuleert het zelfbewustzijn.

 

“Door het juiste te doen, vreest gij niemand. Doe, doe en blijf het doen”

sprak panellid Kees Kuijs tot slot.

 


We danken de deelnemers en sprekers nogmaals voor hun komst en zeer gewaardeerde bijdrage en namens Parcival nodigen wij u heel graag uit voor de komende Kasteelsessie. Deze vindt plaats op 28 juni in Kasteel Kasteel Groot Buggenum. Thema van die middag is: Verwantenopvang & Intern informatiemanagement

Uiteraard blijven we u ook op de hoogte houden van de volgende sessies die in het najaar en de winter van dit jaar zullen plaatsvinden.

Video CrisisSuite: ervaringen Ommelander Ziekenhuis

Het Ommelander Ziekenhuis Groningen gebruikt sinds december 2015 CrisisSuite ter ondersteuning van hun crisismanagement. Marcel Scholte en Johan Schanssema, beide Crisiscoördinatoren van het OZG, zetten CrisisSuite in tijdens crises, zoals de ijzel in januari 2016, alsook tijdens oefeningen of bij gepland groot onderhoud. Marcel Scholte vindt een voordeel van CrisisSuite “… dat je een snel en duidelijk logbestand krijgt van je crisis. En los van het loggen heb je binnen CrisisSuite ook al je documenten die te maken hebben met crisisbeheersing direct paraat. Ze staan allemaal in CrisisSuite verwerkt.” Marcel Scholte en Johan Schanssema vertellen over hun gebruikerservaring.

Voor meer informatie over CrisisSuite kunt u bellen naar 088 – 030 42 27 of een e-mail sturen naar info@merlincrisis.com.

Video: impressie eRIC 2016 congres

Op 2, 3 en 4 juni 2016 vond op de voormalige vliegbasis bij Enschede de expo Rampenbestrijding, Incidentmanagement & Crisisbeheersing (eRIC) plaats.

Onderdeel van deze Expo was een interactief praktijkpodium waar productinnovaties gepresenteerd en gedemonstreerd werden. Merlin Software was aanwezig met een stand en heeft een lezing verzorgd over CrisisSuite, een online software applicatie die organisaties in staat stelt om informatie tijdens een crisis succesvol te managen.

Tiijdens de beurs heeft Rene de Jong een lezing verzorgd over informatiemanagement waarbij CrisisSuite werd geshowcased en de gebruikers werden meegenomen in een fictieve crisis. Middels CrisisSuite werd getoond hoe gebruikers in staat zijn om onder hoge druk informatie snel en doelmatig te managen, doeltreffende besluiten te nemen en goed te communiceren met de buitenwereld.

  • Klik hier voor meer informatie over CrisisSuite.

Video: CrisisSuite – crisismanagement software

CrisisSuite is een online software applicatie die organisaties in staat stelt om informatie tijdens een crisis succesvol te managen. CrisisSuite is eenvoudig te bedienen en maakt uw crisisorganisatie effectiever.

  • Klik hier voor meer informatie.
  • Op 2 t/m 4 juni 2016 staan wij met CrisisSuite op de expoRIC

CrisisSuite op eRIC congres

Op 2, 3 en 4 juni 2016 vindt op de voormalige vliegbasis bij Enschede de expo Rampenbestrijding, Incidentmanagement & Crisisbeheersing (eRIC) plaats.

Tijdens deze expo treft u een interactief praktijkpodium aan waar productinnovaties gepresenteerd en gedemonstreerd worden. Merlin is aanwezig met een stand en verzorgt een lezing over CrisisSuite, een online software applicatie die organisaties in staat stelt om informatie tijdens een crisis succesvol te managen.

Tijdens de beurs verzorgt René de Jong een lezing over informatiemanagement en showcase van CrisisSuite waarin aanwezigen worden meegenomen in een fictieve crisis. Middels CrisisSuite laat hij zien hoe gebruikers in staat zijn om onder hoge druk informatie snel én doelmatig te managen, doeltreffende besluiten te nemen en goed te communiceren met de buitenwereld. De belangrijkste zaken die aan de orde komen zijn beeld-, oordeel- en besluitvorming, het managen van informatie (loggen) en het monitoren en opvolgen van acties. Hij laat zien hoe CrisisSuite het hele crisismanagementproces vereenvoudigt en versnelt.

Wij nodigen u van harte uit deel te nemen aan de lezingen om CrisisSuite zelf te ervaren:

  • donderdag 2 juni: 11.00-12.00 & 15.00-16.00 uur
  • vrijdag 3 juni: 13.00-14.00 uur

Vul alstublieft het formulier via deze link in om u aan te melden als bezoeker voor eRIC. Registratie is kosteloos en neemt slechts twee minuten van uw tijd in beslag. Enkele weken voor de beurs ontvangt u het toegangsbewijs per e-mail.

Wij hopen u te mogen begroeten tijdens de Expo, bij onze stand en/of bij de lezing!

Meer info

  • Meer info over CrisisSuite kunt u hier vinden.
  • Meer info over de beurs kunt u hier vinden.
  • Merlin is gelieerd aan Parcival, specialist in crisismanagement en opleiden, trainen en oefenen.

Crisismanagementsoftware: stroom- & internetstoringen

Als softwareontwikkelaars van CrisisSuite krijgen wij regelmatig vragen over risico’s bij het gebruik van crisismanagementsoftware. Eén van de meest gestelde vragen is: “Wat als de stroom of het internet uitvalt?” Een zeer terechte vraag. De gedachte die hier eigenlijk achter zit, verwoordt de angst die mensen hebben: “Wegen de voordelen van crisismanagementsoftware op tegen het risico dat die applicatie niet te gebruiken is door stroom- of internetstoringen?” Deze vraag is bovendien in een ander opzicht relevant. Wij adviseren mensen in de voorbereiding op een mogelijke crisis om na te denken over de continuïteit van (kritieke) processen. Juist daarom verdient deze vraag een goed antwoord.

Stroom- en internetstoringen

Om een goed antwoord te kunnen geven is het belangrijk om eerst te kijken naar stroom- en internetstoringen. Hoe groot is dat probleem eigenlijk? Hoe vaak komen deze storingen voor? En zijn er eenvoudige oplossingen voor deze storingen?
Stroomstoringen komen in Nederland wel voor maar duren doorgaans kort. Volgens de Volkskrant (2015) zit een huishouden gemiddeld jaarlijks 20 minuten zonder stroom. De gemiddelde beschikbaarheid van elektriciteit in Nederland lag over de afgelopen 14 jaar op 99,995 procent. Nederland scoort wat dat betreft overigens hoog in vergelijking met andere landen. Wellicht zetten deze cijfers een en ander voor u in perspectief. En hoe groot is de kans werkelijk dat u met een stroomstoring te maken krijgt terwijl u een crisis aan het managen bent? Natuurlijk is het mogelijk dat de stroomstoring zelf de crisis is, maar die kans is dus behoorlijk klein en de storing kan bovendien kort duren.

Cijfers over internetstoringen zijn lastiger boven water te krijgen. We hebben in Nederland verschillende providers die bovendien verschillende technieken hanteren: telefoonlijn, kabel, glasvezel, mobiel netwerk. Bovendien worden storingen niet altijd veroorzaakt door die provider zelf. Soms ligt het probleem binnen uw organisatie en kan de internetstoring de crisis zelf zijn. Internetstoringen komen voor, maar ook hier moet u allereerst de vraag stellen: hoe groot schat ik de kans in dat ik te maken krijg met een internetstoring als ik een crisis aan het managen ben?

Er zijn bovendien veel meer crises die organisaties kunnen treffen dan stroom- en internetstoringen. Brand, epidemieën, imagoschade, productiefouten, grote ongelukken en ga zo maar door. Allemaal situaties waarbij elektriciteit en internet gewoon werken.

Voordelen van crisismanagementsoftware

De voordelen van crisismanagementsoftware beschrijf ik in het blog: ‘Loggen is leading’. Goede crisismanagementsoftware maakt het eenvoudig om snel informatie vast te leggen, te typeren en te delen. Hierdoor kan een organisatie zich zo snel mogelijk een goed beeld vormen van een crisis en de besluiten en acties vastleggen en opvolgen. Die voordelen helpen organisaties aanzienlijk bij het managen van een crisis. Het is het dus zeker waard om in oplossingen te denken voor mogelijke stroom- en internetstoringen.

Oplossingen

Naast de overweging dat de kans op stroom- en internetstoringen gering is, kunt u zich prima verzekeren met behulp van verschillende oplossingen.

UPS of generator
Zorg ervoor dat uw belangrijkste computers aangesloten zijn op een UPS (Uninterrupted Power Supply: een batterij die ervoor zorgt dat uw systeem voor een bepaalde tijd door kan draaien) of een (diesel-)generator die een deel van uw organisatie kan voorzien van noodstroom. Laptops, tablets en smartphones kunnen korte stroomstoringen al prima opvangen met de ingebouwde batterij.

Ga voor SaaS
SaaS staat voor Software as a Service. Bij SaaS-oplossingen draait de software op de servers van de leverancier. U kunt de software altijd en overal gebruiken. Wanneer uw systemen niet meer werken draaien deze servers nog gewoon en kan de crisismanagementsoftware gewoon worden benut. Let bij uw keuze wel op de locatie van de servers, of deze redundant zijn uitgevoerd, of ze beveiligd zijn en welke uptime uw leverancier garandeert.

Tweede internetverbinding
Zorg voor een tweede internetverbinding. Hier zijn veel mogelijkheden voor. Er zijn organisaties die hun crisismanagementruimte hebben voorzien van een ‘dedicated’ internetverbinding die los staat van de verbinding waar de rest van de organisatie gebruik van maakt. Maar er zijn tegenwoordig zeer snelle internetverbindingen te organiseren via mobiele netwerken. Zo kun je bijvoorbeeld een 3G- of 4G-modem plaatsen en op die manier beschikken over een snelle tweede internetverbinding.

Tot slot

Staart u zich niet blind op mogelijke stroom- of internetstoringen. Er zijn veel crises van verschillende aard die u kunnen treffen, waarbij alle systemen gewoon werken en u enorm gebaat bent bij goede crisismanagementsoftware. Het is niet uit te sluiten, maar de kans is niet groot dat u tijdens een crisis met een stroom- of internetstoring te maken krijgt. En bovendien zijn er voldoende oplossingen die het probleem minder groot maken. En zit u tijdens een crisis onverhoopt toch zonder stroom en internet, doe het dan zoals uw voorvaderen: wees creatief en gebruik uw gezond verstand!