Whitepaper Coronavirus

Laatste update: 30 mei 2020

Inleiding

Na de initiële uitbraak van het zogenaamde Coronavirus in China heeft dit virus verschillende delen van de wereld weten te bereiken. Zeker is dat zowel Europa als Azië behoorlijk getroffen worden door dit virus. Nu de uitbraak in Azië lijkt te verminderen is Europa het epicentrum van deze pandemie.

Wat is het Coronavirus

Het Coronavirus is een familie van virussen die over het algemeen redelijk bekend zijn. Een eenvoudige verkoudheid tot de MERS- en SARS-virussen behoren tot deze familie. Coronavirussen zijn zogenaamde zoönose virussen die overgedragen worden van dieren op de mens. Zo is na uitvoerig onderzoek gebleken dat katten het zogenaamde SARS-virus overbrachten en bij MERS kwam het virus van dromedarissen. Het huidige virus heeft inmiddels de naam SARS-CoV-2. Maar de naam Covid-19 is degene die het meest gebruikt wordt.

Symptomen

Mensen die last hebben van dit nieuwe Coronavirus hebben symptomen als koorts en luchtwegklachten (hoesten, neusverkouden, keelpijn of longontsteking). Het nieuwe virus uit Wuhan wijkt af van de tot op heden bekende Coronavirussen bij mensen.

Verspreiding

Het nieuwe Coronavirus is overdraagbaar van mens op mens. Op basis van de rapportage van het European Centre for Disease Prevention and Control (ECDC) was de stand van zaken op 30 mei 10:00 Central European Time:

  • 5.899.566 bevestigde besmettingen;
  • 364.891  bevestigde doden.

Preventie

Het in acht nemen van de normale hygiënemaatregelen, met name handhygiëne, lijkt momenteel de belangrijkste preventiemaatregel. Echter, bij verdachte of bevestigde patiënten geeft de overheid aan dat deze in strikte isolatie moet worden verpleegd. Meer informatie hierover is hier te vinden.

Is dit nieuwe Coronavirus besmettelijker of dodelijker dan bijvoorbeeld de griep?

Ieder jaar bij een griepgolf overlijden er ook mensen. Afhankelijk van de aard van de griep is deze besmettelijker dan anders. Om enig idee te geven, ten tijde van de griepgolf van 2017/ 2018 schat het RIVM  dat in Nederland rond de 9500 doden zijn gevallen (mede) als gevolg van deze griep. Bij deze zogenaamde oversterfte geeft het RIVM aan dat griep niet geregistreerd wordt als (mede) oorzaak van overlijden. De betreffende oversterfte vindt vooral plaats bij mensen van 75 jaar of ouder. In de winter van 2017-2018 waren er  16.000 ziekenhuisopnamen vanwege de griep en duurde de epidemie 18 weken. Ter vergelijking vielen in de winter van 2018-2019 2.900 doden, waren er 11.000 ziekenhuisopnamen en duurde de epidemie 14 weken.  Met corona zitten we in week 5 op 7.427 ziekenhuisopnamen en 2.101 geregistreerde overleden patiënten.

Het is met name het onbekende ziekteverloop van het nieuwe Coronavirus dat overheden en medische wereld alert doet zijn. Zeker ook de snelheid van verspreiding. En de incubatietijd (tijd tussen besmetting en eerste ziekteverschijnselen) van tussen de twee dagen tot twee weken versterken de zorgen over dit nieuwe Coronavirus. Daarnaast ziet men een lange opname duur op de IC met een heftig ziektebeeld. De vergelijking met de griep qua epidemie gaat deels op als het om aantallen gaat. De onbekendheid met dit virus en het heftig ziektebeeld indien opname op IC noodzakelijk is duidelijk anders. Ook de behoefte aan IC opnamen is groter.

Kijkende naar dit virus in relatie tot andere virussen zien we onderstaand beeld:

  Overleden (percentage)
Coronavirus 0,5% – 5%  (tot op heden)
SARS 10%
MERS 30%
Jaarlijkse griep 2017/2018 1%
Jaarlijkse griep 2018/2019 0,7%

Het virus verspreidt zich door hoesten en niezen van met dit virus besmette patiënten. Via kleine druppeltjes komt het virus via de lucht of van handen bij andere personen terecht.

Recente ontwikkelingen

Besmettingen in Nederland

Op 29 mei is melding gemaakt van in totaal 46.126 bevestigde besmettingen met COVID-19 in Nederland. Het aantal daadwerkelijk besmette personen ligt zeer waarschijnlijk hoger. Doordat bijvoorbeeld mensen die met milde klachten thuisblijven niet getest worden.

 Inmiddels zien we dat in delen van Europa overheden de maatregelen versoepelen. De roep om het geheel opheffen van de maatregelen klinkt ook steeds luider. Er is een mogelijke versnelling betreffende de versoepelingen als de situatie zich blijft ontwikkelen zoals nu.

Informatie over beschikbaarheid van een vaccin lopen uiteen van enkele maanden tot anderhalf jaar.

Daarnaast is er de zorg over beschermingsmiddelen. Er zijn signalen, met name in verpleeghuizen, dat hier een tekort aan is. Maar ook bij de discussie over het openen van scholen spelen zorgen over gezondheid van medewerkers en het beschikbaar zijn van beschermingsmiddelen een rol.

Maatregelen van de Rijksoverheid

Vanaf 15 maart heeft de Rijksoverheid in Nederland alle scholen en horeca gesloten. Alle musea en schouwburgen zijn gesloten. Mensen die thuis kunnen werken moeten dat doen. Ouderen en mensen die kwetsbaar zijn wordt afgeraden om met het openbaar vervoer te reizen. Deze maatregelen gelden tot en met 1 juni aanstaande. Mensen die symptomen hebben van verkoudheid dienen thuis te blijven.  Als een gevolg van deze maatregelen zijn alle sportwedstrijden en evenementen afgelast tot 1 september. Burgemeesters hebben vanaf 23 maart vergaande bevoegdheden gekregen om samenscholingen van drie of meer mensen aan te pakken. Basisonderwijs en kinderopvang zijn vanaf 11 mei weer open gegaan. Bezoek aan verpleeghuizen is zeer beperkt toegestaan.  Kinderopvang voor mensen die in essentiële infrastructuur, zoals zorg en energievoorziening werken zal door de overheid geregeld worden

GGD’n voeren meer bron en contact onderzoek uit. En vanaf 1 juni zal voldoende testcapaciteit zijn om iedereen met klachten te testen. Ook is er dan voldoende capaciteit voor bron en contactonderzoek.  

Versoepeling maatregelen

Op 6 mei heeft het kabinet besloten om onderstaande maatregelen op bepaalde data te versoepelen. Mocht de ontwikkeling van het virus daar aanleiding voor geven kan de overheid deze maatregelen alsnog handhaven:

11 mei
    • Vrijgave van contactberoepen (kappers, masseurs, fysiotherapeuten, rijinstructeurs en dergelijke) met extra beschermende maatregelen (bijvoorbeeld mondkapjes)
    • Basisscholen weer open (wel met maatregelen tot afstand houden)
    • Buitensporten, niet zijnde contactsporten, worden weer toegestaan. Hierbij is te denken aan golf en tennis.
    • Bibliotheken gaan weer open.
    • Proeven met bezoek bij 25 verpleeghuizen
1 juni
    • Terrassen, strandtenten, restaurants bioscopen, musea en theaters mogen weer open mits zij rekening houden met de 1,5 meter tussen bezoekers.
    • Normale dienstregeling openbaar vervoer wel met verlichting tot het dragen van mondkapjes. 
    • Middelbare scholen beginnen op 2 juni weer
8 juni
    • Basisscholen en kinderopvang in haar geheel weer open.
15 juli
    • Middelbaar beroepsonderwijs kan praktijkdiploma’s afnemen
1 juli
    • Opening van vakantieparken en campings met een maximaal aantal gasten
    • Maximale aantallen voor bijeenkomsten gaat van 30 mensen naar 100 mensen
    • Mogelijke opening van sportscholen, sauna’s en casino’s
    • Mondkapjes in openbaar vervoer verplicht
1 september
    • Vrijgave van sauna’s, casino’s, coffeeshops sport- en seksclubs.

Grotere attractieparken en dierentuinen bepalen in overleg met de veiligheidsregio wanneer ze open gaan.

Evenementen met een vergunningsplicht blijven verboden tot er een vaccin beschikbaar is.

Economische effecten

Inmiddels zijn ook de economische effecten van de uitbraak zichtbaar. Doordat de handelsroute met China feitelijk stil ligt ontstaan er ook in Nederlandse bedrijven tekorten. De situatie in Italië heeft ook invloed. Italië is een belangrijke handelspartner voor Nederland. het openbare nagenoeg leven stil ligt zijn ook hier economische effecten voor Nederlandse bedrijven voelbaar.

Bedrijven in logistieke-, haven-, en luchtvaartsector alsmede bedrijven die halffabricaten uit China of Italië halen ervaren terugval in omzet. Ook de toeristensector en horeca  zullen de effecten blijven voelen. Maatregelen als het inreisverbod voor veel Europeanen in de VS geeft nog een extra negatief effect op de beursnoteringen van de luchtvaartsector. Door de vergaande maatregelen die nu in Europa getroffen worden hebben nagenoeg alle bedrijven last van deze pandemie

Supermarkten en detailhandel zien een terugkeer naar normaal consumentengedrag. Wel worden strenge maatregelen getroffen om mensen de anderhalve meter aftand te laten bewaren. Kapperszaken, nagelstylisten en andere bedrijfsvormen waarbij de anderhalve meter afstand niet gegarandeerd kan worden zijn tot 16 mei gesloten.

De focus ten aanzien van dit virus gaat dan ook van een medische problematiek meer richting problemen in de bedrijfs- en zorgcontinuïteit.

Sommige bedrijven hebben werktijdverkorting aangevraagd voor hun personeel. Hier vindt u meer informatie vanuit de Rijksoverheid.

Wat doet de overheid?

Dit nieuw COVID-19 is op 28 januari 2020 geplaatst in de zogenaamde Groep A melding plichtige ziekten. Hierbij moeten zowel verdachte als bevestigde gevallen van het nieuwe Coronavirus direct bij de GGD gemeld worden.
Mensen wordt aangeraden om bij verkoudheidsverschijnselen of koorts(38 graden) thuis te blijven. Mochten de klachten erger worden of de koorts boven de 38 graden komen, dan dient men telefonisch contact op te nemen met de huisarts of huisartsenpost.

Op 21 april zijn enkele maatregelen versoepeld. Zo worden basisscholen en kinderopvang vanaf 11 mei weer opengesteld. Sporten voor kinderen is ook toegestaan.

Groepsimmuniteit

Er is gesproken over groepsimmuniteit. Dit is het moment waarop een groep mensen zodanig immuun is voor een virus dat de overdracht tussen mensen nagenoeg stopt. In sommige debatten zowel politiek als op straat gaan mensen er van uit dat deze groepsimmuniteit een  doel op zich is. Het RIVM heeft hierover aangeven dat dit niet het geval is. Het beleid van de rijksoverheid is er op gericht om de piek van de pandemie door te schuiven en af te vlakken. Op deze manier wordt een overbelasting van de ziekenhuiszorg in Nederland voorkomen. Belangrijk punt hierbij is dat momenteel de bloedbank Sanquin onderzoek doet naar de besmetting van gedoneerd bloed. De eerste resultaten van dit onderzoek laten zien dat slechts 3% van de donoren antistoffen in het bloed had. Ondanks dat dit onderzoek nog door gaat zijn de eerste resultaten zodanig dat groepsimmuniteit als beleidskeuze niet in de lijn der verwachtingen ligt.

Wat is het scenario om terug te keren naar de normale samenleving?

De eerste stappen naar de terugkeer naar de normale samenleving zijn inmiddels gezet. Pas als een vaccin beschikbaar is zal de overheid een volledige terugkeer naar de normale samenleving toestaan. Tot die tijd zullen stappen of kleinere stapjes worden gezet om meer bewegingsruimte aan de bevolking te geven.  Dit is althans de koers van het huidige kabinet. Als een vaccin lang op zich laat wachten zal een ander kabinet aantreden na de verkiezingen van 2021. Welke lijnen een nieuw kabinet uitzet is natuurlijk onbekend.

Wat kan ik als bedrijf, instelling of evenementenorganisatie verwachten?

Bedrijven

Natuurlijk is het van bedrijf tot bedrijf afhankelijk hoe men kan omgaan met het thuiswerken van medewerkers. Daar waar deze mogelijkheid er is, roept de overheid daartoe op. Daar waar negatieve economische gevolgen aan de orde zijn voor het bedrijf kan een beroep worden gedaan op werktijdverkorting. Andere mogelijke maatregelen die de overheid overweegt is garantstelling voor leningen of uitstel van belastingbetaling aan bedrijven die getroffen worden.

(Zorg)instellingen

Instellingen zullen terugvallen op de informatie vanuit de GGD’s, RIVM en veiligheidsregio’s. Daar waar cliënten of patiënten verdacht of besmet zijn, dienen strikte isolatierichtlijnen te worden gevolgd. Deze staan weergegeven op de website van onder andere het RIVM. Zorgpersoneel is aangegeven dat indien zij verkoudheidsklachten en koorts hebben, zij thuis dienen te blijven. Verder is reizen naar het buitenland voor zorgpersoneel niet toegestaan. Instellingen en bedrijven die behoren tot de essentiële infrastructuur van Nederland hebben vergelijkbare richtlijnen vanuit de overheid gekregen. De regie over de verdeling van patiënten en middelen ligt momenteel bij het Landelijk netwerk Acute Zorg (LNAZ) in samenwerking met de Regionale Overleggen Acute Zorg (ROAZ).

Evenementen

Momenteel worden alle evenementen waar 100 mensen of meer op af zouden komen verboden. 

Wat zijn de verwachtingen voor de langere termijn?

Meest voor de hand liggend is een scenario waarbij de piek van de Pandemie afvlakt. Deze strategie werkt vooralsnog en geeft ook de ruimte voor versoepeling van de maatregelen. Dit scenario is voorlopig het zich ontrollende scenario.

Worst case scenario is dat de piek toch de medische capaciteit in Nederland ver overvraagd. In dit scenario is een totale lock down van de samenleving niet ondenkbeeldig. De overheid zal in dit geval verstrekkende maatregelen nemen om de volksgezondheid zo veel mogelijk te waarborgen. Openbare orde problemen zijn in dit scenario een reëel probleem. Vooralsnog ziet het er niet naar uit dat dit scenario zich gaat ontvouwen.

Best case scenario is dat dit nieuwe virus zich gedraagt vergelijkbaar aan de seizoen-griep en uit gaat doven naarmate de temperaturen stijgen.

Geopolitieke gevolgen

Momenteel verplaats de pandemie zich naar Latijns Amerika. Hoewel daarbij aangetekend moet worden dat ook de Verenigde Staten nog steeds worstelen met deze uitbraak. Met name het armere deel van de bevolking blijkt getroffen.. Dit zijn met name donkere mensen alsmede indianen. Dit maakt de segregatie in de Verenigde Staten opnieuw pijnlijk duidelijk. Een incident waarbij een donkere man door handelen van een blanke agent  in Minneapolis is overleden was de lont in het kruitvat. Hoewel dit incident los lijkt te staan van de situatie rondom Covid 19 moet men zich realiseren dat het met name de armere bevolking is die nu massaal werkeloos is geworden door deze pandemie. Het beperkte sociale vangnet in de Verenigde Staten maakt dat deze groep nu letterlijk de strijd aangaat om te overleven.

De Amerikaanse president heeft alle banden met de WHO verbroken. Mede vanwege de in zijn ogen slechte aanpak van de pandemie. Hierdoor is de WHO veel meer afhankelijk van China en Rusland voor financiering. Landen waar de WHO zichtbaar actief is, met name in Afrika, zullen hierdoor hun relatie met de Verenigde Staten heroverwegen en die met China en Rusland mogelijk intensiveren. Dit kan leiden tot tekorten in grondstoffen in de Verenigde Staten waardoor de crisis zich daar kan verdiepen.

In Europa is de tendens zichtbaar dat productie vanuit China en India weer teruggehaald wordt naar het eigen land. Dit is ook aan de orde op het vlak van medicijnproductie. Een effect hiervan is te zien in Oss waar Organon weer is losgekomen van het moederbedrijf, MSD uit Amerika en dus weer op eigen beken staat.

Advies nodig?

Indien u advies nodig heeft inzake het Coronavirus en de gevolgen voor uw organisatie, dan staan wij u graag te woord. U kunt bellen met 0341 – 700 283.

.

Belangrijke links:

Waarom één crisisoefening per jaar niet volstaat…

Veel organisaties beschikken over een of meer crisisteams. En de meeste organisaties zorgen ervoor dat die teams één keer per jaar oefenen. Soms is dat een minimale harde eis vanuit de branche. Begrijpt u me daarom niet verkeerd : één keer oefenen is uiteraard beter dan helemaal niet oefenen! Als uw organisatie er echter voor kiest om goed voorbereid te zijn op een crisis, is het verstandig om dat op een effectieve manier te doen. En één keer per jaar een crisisoefening organiseren, blijkt ineffectief.

Dezelfde valkuilen

Helaas zien wij (Parcival) het volgende voorbeeld te vaak voorbij komen: een crisisteam gaat oefenen en er is een realistisch en actueel scenario geschreven om dit team mee te confronteren. Het is alweer een jaar geleden dat het team in de weer is geweest met crisismanagement, maar gelukkig hebben we voorafgaand aan de oefening een korte opfriscursus van een half uur kunnen bieden. Hoe werkt de crisisbesluitvorming (BOBOC) ook alweer? Hoe geven we structuur aan de vergaderingen? En wat betekent GRIP ook alweer? De oefening start. Vrij snel wordt duidelijk dat het crisisteam in identieke valkuilen stapt als het voorafgaande jaar.

Hoe komt dat? Dit was toch niet onze eerste oefening? Onze ervaring leert dat het komt door de volgende twee oorzaken:

  • Het is te lang geleden (een jaar) dat het team bezig was met crisismanagement;
  • Oefenen op zichzelf is onvoldoende, en moet gecombineerd te worden met opleiden en trainen.

Te lang geleden

We kunnen niet verwachten van een crisisteam dat het alle leerpunten van een jaar geleden ditmaal wel onder de knie heeft. Het is simpelweg te lang geleden. De opgedane kennis en vaardigheden zakken weg. Ondanks het feit dat crisisbesluitvorming vrij eenvoudig in elkaar steekt, is de toepassing ervan voor teams nog best lastig.

Oefenen als onderdeel van de OTO-cyclus

Oefenen is één van de onderdelen van de OTO-cyclus (zie ook blog: OTO-cyclus: Opleiden, Trainen of Oefenen?). Zonder opleiden en/of trainen, wordt oefenen zeer ineffectief. Het is verstandig om de leerpunten die uit de oefening van vorig jaar naar voren kwamen, te verwerken in bijvoorbeeld een training. Door aandacht te besteden aan deze specifieke punten, stelt u de crisisteamleden in staat om te leren en in hun rol te groeien. Een goed voorbeeld: als blijkt uit uw oefeningen dat voorzitters onvoldoende invulling kunnen geven aan hun rol, overweeg dan om een voorzitterstraining te organiseren.

Een gedemotiveerde crisisorganisatie

Naast het gegeven dat één keer per jaar oefenen ineffectief is, loopt u als verantwoordelijke voor crisismanagement binnen uw organisatie het risico dat de leden van uw crisisorganisatie gedemotiveerd raken. Mensen hebben niet het gevoel te groeien in hun crisisrol, wat een negatief gevoel teweeg brengt. Daarnaast kan zo’n oefening eerder voelen als een test dan een leerervaring.

Tijd en budget

Het is zeker begrijpelijk: tijd en budget zijn altijd een issue. Het is lastig om de agenda’s vrij te krijgen, zodat er een training of oefening ingepland kan worden. En meer geld uitgeven aan een onderwerp als crisismanagement is ook vaak een discussiepunt.

Oplossingen

Maar moet er dan ook twee keer zoveel tijd en geld in opleiden, trainen en oefenen gestoken worden? Nee, zeker niet. Het is verstandig om alle OTO-opties goed te bekijken. Bijvoorbeeld:

  • Bij veel klanten trainen we ieder crisisteam twee keer per jaar. In de eerste helft van het jaar organiseren we bijvoorbeeld een training met een tabletop-oefening en in de tweede helft van het jaar een training met een crisissimulatieoefening. Bij een tabletop-oefening zijn de kosten aanzienlijk lager, omdat er geen acteurs worden ingezet. Een tabletop-oefening heeft een groter trainingsaspect. Er vindt meer coaching plaats door de trainer en het team kan groeien zonder hoge (tijds)druk. Het is een uitstekende manier om de deelnemers voor te bereiden op de simulatieoefening later dat jaar. En de leerpunten die daaruit volgen, kunnen weer ingebouwd worden in de volgende training met tabletop-oefening.
  • Vaak organiseren we rol-specifieke trainingen, zoals een voorzitterstraining. Alle voorzitters van de verschillende crisisteams (en hun vervangers) worden in één groep (of meerdere afhankelijk van de grootte van de groep) getraind. Wel zo efficiënt.
  • E-learning kan een prima manier zijn om kennis over te dragen of dienen als opfrismoment.

Creatieve manieren

Daarnaast zijn er ook creatieve manieren te bedenken om vaker met crisismanagement bezig te zijn en waarbij de kosten laag of nul zijn. Bijvoorbeeld:

  • Overweeg om sneller op te schalen (c.q. uw crisisteam te activeren). Bij sommige incidenten kunnen zaken in de lijn worden opgelost, maar is het fijn als er toch centraal overleg is. Hanteer dan ook uw besluitvormingsmethode (bijvoorbeeld BOBOC).
  • Probeer eens een “normale” teamvergadering te doorlopen volgens BOBOC. Ook al bespreekt u geen crisis, u heeft toch een klein oefenmoment. Het zal u verbazen hoe efficiënt die vergadering verloopt.
  • Evalueer een incident kort tijdens een reguliere teamvergadering. Bespreek hoe het incident is afgehandeld, maar ook hoe u had gehandeld als zaken verder uit de hand waren gelopen. Iedereen heeft dan weer even scherp hoe er dan wordt opgetreden.

Meerjarenplan

Wilt u er echt voor zorgen dat de leden van uw crisisorganisatie het gevoel hebben ergens naar toe te groeien? Zorg er dan voor dat u (eventueel ondersteund door een crisismanagementexpert) met uw Raad van Bestuur, directie of management bespreekt wat de ambitie van de organisatie is. Maak deze ambitie zo concreet mogelijk en maak een meerjarenplan (bijvoorbeeld 3 jaar), waarin beschreven staat hoe deze stap voor stap verwezenlijkt wordt. In uw OTO-plan beschrijft u welke opleidingen, trainingen en oefeningen er gerealiseerd moeten worden en met welke frequentie.

Hoe dan ook; zorg ervoor dat uw organisatie niet uit het oog verliest waarom er getraind en geoefend wordt. Het doel is om beter voorbereid te zijn op crises die de continuïteit van de organisatie ernstig bedreigen. Wees niet die organisatie die de put dempt, nadat het kalf verdronken is.

Samenvattend

  • Maak een meerjarenplan: verwoord de ambitie van de organisatie en maak een OTO-plan.
  • Realiseer minimaal twee OTO-momenten per jaar (per team of functionaris).
  • Wissel oefenen af met opleiden en trainen.

Terugblik op de Kasteelsessie: Verwantenopvang & Intern Informatiemanagement

Terugblikken op de Kasteelsessie; Schending van integriteit

Wie Googled op het begrip ‘integriteit’ vindt een veelvoud van definities. Bijvoorbeeld die van de Van Dale Online:
1. Onschendbaarheid.
2. Eerlijkheid, onkreukbaarheid.

Wie ‘betekenis-definitie.nl’ intoetst op Google treft maar liefst 30 definities aan. Tijdens de ‘Kasteelsessie van Parcival van Parcival op Kasteel de Haar op 31 mei beperkten de deelnemers zich door vraag, antwoord en discussie tot het thema ‘íntegriteit en crisismanagement’ en hadden daar op een plezierige wijze hun handen vol aan.

Integriteit als kernwaarde

De dag werd geopend door gespreksleider Steven Hofdom die de deelnemers onmiddelijk betrok in een levendige discussie: “Een organisatie waar integriteit als vanzelfsprekend wordt beschouwd is gevaarlijker dan een organisatie waar dit nog niet duidelijk is” was de eerste stelling die werd besproken, gevolgd door: ‘Het benoemen van integriteit als kernwaarde is essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering’

Het hellende vlak

Spreker Maarten IJzermans nam na de interactieve discussies het woord en ging dieper in op de mogelijke oorzaken van een integriteitsschending. Deze is meestal geboren uit frustratie. Echter zal dit nooit alleen het klimaat creëren waarin schendingen kunnen plaatsvinden. Het hellende vlak zit hem in het “teveel” vertrouwen op bestaande processen. De controles blijven uit en verschaffen ruimte voor factoren als gelegenheid, motief en rationalisatie. Ervaring en onderzoek van Hoffman toont aan dat ‘gelegenheid’ de grootste factor is waardoor men van het pad afwijkt. Langzaam kunnen deze situaties in een bedrijfsproces sluipen.

Professionele integriteit

Integriteit kent vele vormen, zowel individueel als professioneel. Maar hoe stuur je als bedrijf nou op ‘integer functioneren’? En hoe ga je om met mensen die de regels overtreden? De discussie tussen aanwezigen kwam flink op gang toen het fenomeen ‘klokkenluiders’ werd besproken.

Kan men het iemand kwalijk nemen als er aan de bel getrokken wordt, en reken je er een persoon wel of niet op af als bedrijf. Er werden veel scenario’s en nuances besproken en samenvattend bestond er consensus : “Zolang men de koninklijke weg heeft bewandeld en eerst alle andere stappen heeft geprobeerd kan een klokkenluider als integer worden gezien”. Als een bedrijf in kwestie echter geen klimaat of ruimte biedt om een interne discussie te voeren dan is een noodsprong van een klokkenluider naar de media echter snel gemaakt. Het advies luidde hier dan ook: benoem zaken die mislopen binnen het bedrijf, sta hier als leidinggevende ook voor open en voorkom hiermee een situatie die voor niemand wenselijk is.

De toekomst

Spreker Sylvia Sanders nam hierna het woord. Zij opende met een onderzoek van AdFormatie waaruit blijk dat organisaties en hun bestuurders steeds kritischer door hun omgeving zullen worden beoordeeld op integer handelen in de crisis. Integriteitsvraagstukken zullen hierdoor stijgen op de ranglijst van meest voorkomende crisisoorzaken. Een veel voorkomend dilemma hierbij: vertel je vanuit organisatie wat er mogelijk speelt met een medewerker of hou je rekening met de privacy van de medewerker en ben je terughoudend naar de media? Is het wenselijk maatschappelijke onrust te voorkomen door iets te communiceren wat normaal niet naar buiten zou komen? Is het van belang om de gestelde integriteitsregels bij te stellen in crisissituaties? Hoe ga je om met straffen en sancties bij integriteitsschendingen? Hoe houd je de noodzakelijke dialoog open? Welke invloed hebbenculturele verschillen op de definitie van integer handelen? Die en andere stellingen zorgden voor een boeiende en uiterst inspirerende en interactieve middag.

Doen wat juist is

Na afloop van de presentaties was er gelegenheid om, voor het afsluitende hapje en een drankje, aan een panel van experts van Parcival en Hoffmann vragen te stellen. Een kleine greep uit de vele vragen en antwoorden:

– Is het uiteindelijk uitlegbaar wat tot een bepaalde actie heeft geleid?

– Maak zaken bespreekbaar en transparant.

– Zichtbaar voorbeeldgedrag van de leiding maar ook helderheid in wat de leiding van mensen vraagt is essentieel.

– Jezelf in de ogen kijken. In de spiegel kijken stimuleert het zelfbewustzijn.

 

“Door het juiste te doen, vreest gij niemand. Doe, doe en blijf het doen”

sprak panellid Kees Kuijs tot slot.

 


We danken de deelnemers en sprekers nogmaals voor hun komst en zeer gewaardeerde bijdrage en namens Parcival nodigen wij u heel graag uit voor de komende Kasteelsessie. Deze vindt plaats op 28 juni in Kasteel Kasteel Groot Buggenum. Thema van die middag is: Verwantenopvang & Intern informatiemanagement

Uiteraard blijven we u ook op de hoogte houden van de volgende sessies die in het najaar en de winter van dit jaar zullen plaatsvinden.

Kasteelsessie: Verwantenopvang & Intern Informatiemanagement

Kasteelsessie: Schending van integriteit; voorkom een crisis

OTO-cyclus: opleiden, trainen of oefenen?

In crisisland is ‘OTO’ een veelgebruikte afkorting: Opleiden, trainen en oefenen. Nog een term is de hieruit voortgekomen ‘OTO-cyclus’. De drie elementen zijn er allemaal voor bedoeld om organisaties en mensen aan te leren hoe om te gaan met een mogelijke crisis. Een ‘OTO-cyclus’ lijkt te veronderstellen dat opleiden, trainen en oefenen in een bepaalde volgorde moet worden doorlopen en dat deze zich bovendien herhaalt. Is dat echter noodzakelijk? Nee, volgens mij niet.

Definities OTO

Om te beginnen is het zinvol om even stil te staan bij de drie termen. Dat is overigens niet zo eenvoudig, want als je de literatuur erop naslaat dan lopen de drie definities door elkaar heen. Vooral trainen en oefenen lijken erg op elkaar. Daarom hanteer ik de volgende definities:

  • Opleiden – het bijbrengen van kennis en vaardigheden
    Voorbeeld: opleiding, cursus, e-learning
  • Trainen – regelmatig oefenen van bepaalde vaardigheden
    Voorbeeld: competentietrainingen, zoals een voorzitterstraining of logtraining
  • Oefenen – het simuleren van een situatie en mensen laten handelen binnen dit kader
    Voorbeeld: tabletop, simulatieoefening

Het is dan ook begrijpelijk dat mensen door het gebruik van deze termen in verwarring worden gebracht.  Zo train en oefen je bijvoorbeeld tijdens een goede opleiding regelmatig bepaalde vaardigheden. Waar zit je dan in de OTO-cyclus?

OTO als cyclus?

Ik heb een beetje moeite met de term ‘OTO-cyclus’. De term suggereert namelijk twee dingen: allereerst dat de stappen O-T-O in die volgorde moeten worden doorlopen en ten tweede dat deze stappen worden herhaald. Dat werkt in de praktijk niet zo.

Eerst awareness

Stel: een organisatie wil zich voorbereiden op een mogelijke crisis. (Planvorming en middelen laten we voor het gemak nu even buiten beschouwing.) Is het verstandig om te beginnen met opleiden van functionarissen? Hoewel de eerste ‘O’ voor ‘opleiden’ staat, is het niet altijd wenselijk om hiermee te starten. Belangrijker is het om te zorgen voor awareness (bewustwording) bij de leden van de crisisorganisatie. Het organiseren van een crisisoefening is een goede manier om te zorgen voor awareness. We zien daarbij in de praktijk dat men oefenen vaak de leukste manier van leren vindt. Als je iets leuk vindt, dan leer je het logischerwijs makkelijker aan.

Evalueren

Je kunt een crisisoefening prima als ‘nul-meting’ gebruiken. Het is dan natuurlijk van groot belang om te zorgen voor een heldere evaluatie om de leerbehoefte van de organisatie te bepalen. Als het aan kennis ontbreekt, dan moet er worden opgeleid. Als de vaardigheden van de leden niet op gewenst niveau zijn, dan moet er getraind en geoefend worden.

Een aantal jaren geleden is er door de overheid gewerkt aan een zogeheten doctrine OTOTEL. Er werd een integrale visie ontwikkeld op het opleiden, trainen, oefenen, testen, evalueren en lessons learned, en was gericht op de versterking van de kwaliteit en samenwerking van de professionals werkzaam binnen de crisisbeheersing. Echter, als je zoekt op de term OTOTEL, dan is daar niet veel meer over te vinden; de laatste berichten stammen uit 2014/2015. Deze langere term voegt echter weinig toe. Testen is een oefenfunctie en valt derhalve onder de ‘O’ van oefenen (bron boek: oefenen als professie). Lessons learned kun je verwerken in opleiden en trainen.

Het evalueren blijft hoe dan ook een essentieel onderdeel van OTO.

OTO & PDCA

Wat veel beter bij opleiden, trainen en oefenen past is de kwaliteitscirkel van Deming: PDCA.

  • Plan: maak een OTO-plan voor je crisisorganisatie (Wat zijn je doelen? Welke activiteiten?)
  • Do: voer het plan uit
  • Check: meet het resultaat
  • Act: stel het OTO-plan bij op basis van de gevonden resultaten.

Het maakt dan niet uit of je aan het opleiden, trainen of oefenen bent. Het gaat erom dat je de activiteiten zo goed mogelijk afstemt op de behoefte van de crisisorganisatie en deze blijft evalueren en aanpassen.

Tot slot

Samenvattend:

  • Je hoeft bij OTO niet per se te beginnen met opleiden.
  • De volgorde O-T-O is ook niet per se van belang.
  • Stap 1 is altijd bewustwording.
  • Een crisisoefening kan een goede nulmeting zijn.
  • Een goede evaluatie mag niet ontbreken.
  • Laat de OTO-cyclus los en werk met de PDCA-cyclus.

Hoe dan ook; OTO baart kunst!

Kasteelsessie: ‘Cyber in de Zorg’ 13 april 2017